Budget flessibile: tutto quello che c'è da sapere

Che cos'è un budget flessibile? Un budget è un budget, giusto?

Un budget flessibile è un tipo unico di budget che Conti per le variazioni nell'attività aziendale e fornisce un piano in avanti per loro.

In altre parole, aiuta le aziende a rimanere agili.

Ma come si crea un budget flessibile? E perché altrimenti potresti volerne usare uno? E troppa flessibilità non è una perdita di tempo?

Approfondiremo tutto questo e molto altro in questo articolo.

Che cos'è un budget flessibile?

Un budget flessibile è un budget che può essere adattato per i cambiamenti nell'attività aziendale, come le vendite o il volume di produzione. In genere, questi aggiustamenti sono predeterminati in modo da evitare problemi di scalabilità, come l'assunzione di più clienti di quelli che l'azienda può ragionevolmente gestire.

Viene spesso menzionato insieme al budget statico, che si basa su un livello fisso di attività o di output.

Perché le aziende utilizzano budget flessibili?

Poiché i budget flessibili consentono alle aziende di regolare quanto spendono per diverse attività aziendali, le aiuta a gestire in modo più efficace i loro Cash flow. I budget flessibili, per affermare l'ovvio, aiutano le aziende a essere più flessibili con le loro spese.

Esempio di budget flessibile

Ecco un rapido esempio per illustrare i vantaggi di un budget flessibile.

Supponiamo che il canale pubblicitario a pagamento di un'azienda stia funzionando bene e stia generando più entrate del previsto. Un budget flessibile dà all'azienda il via libera per reinvestire una parte maggiore di tali entrate nel canale.

Questo dovrebbe portare a un profitto ancora maggiore.

Tuttavia, può anche portare a problemi di scalabilità se i team di vendita e di successo dei clienti non sono in grado di gestire più Conti di quanto "preventivato". Un budget solido e flessibile avrà un piano per questi scenari e assegnerà i fondi di conseguenza.

Supponiamo che ci sia una spesa imprevista. Con un budget flessibile, supponendo che tu abbia creato uno scenario in cui c'è una spesa imprevista, hai un piano da seguire.

Budget flessibile vs. budget statico

Un budget flessibile fornisce a un'azienda le linee guida per modificare le proprie operazioni, per investire o disinvestire in pratiche commerciali, in base a un fattore esterno, in genere i ricavi derivanti da tali attività.

Un budget statico non fornisce alcuna guida o tolleranza per il cambiamento. È più rigido e i suoi risultati sono più chiaramente definiti.

Formula di scostamento del budget flessibile

Lo scostamento del budget flessibile è qualsiasi differenza tra i risultati generati da un budget flessibile e i risultati effettivi derivanti dal rispetto di tale budget.

La formula di scostamento flessibile del budget è piuttosto semplice:

Scostamento del budget flessibile = (Importo effettivo - Importo del budget flessibile)

Un numero di scostamento del budget flessibile positivo (o favorevole) significa che sei arrivato "al di sopra del piano", mentre un numero negativo (o sfavorevole) significa che non sei stato così redditizio o che hai speso più di quanto ti aspettavi.

Budget flessibili di base, intermedi e avanzati

Possiamo classificare i budget flessibili in tre tipi in base alle loro influenze e complessità.

Budget flessibile di base: questo tipo di budget flessibile consente solo modifiche in base ai numeri delle entrate.

Budget flessibile intermedio: considera altre attività che potrebbero causare una variazione delle entrate o delle attività commerciali, come le variazioni del numero di funzionari o il numero e la complessità dei clienti.

Budget flessibile avanzato: questo tipo di budget flessibile considera varie spese in tutta l'azienda, come il lancio di prodotti, rapporti come il numero magico SaaS o il rapporto debito-capitale proprio e dividendi da investimenti.

La maggior parte delle aziende che inseriscono flessibilità nel proprio budget utilizzeranno un budget flessibile di base.

Vantaggi di un budget flessibile

Perché un'azienda dovrebbe voler utilizzare un budget flessibile? A quanto pare, la capacità di rispondere alle Performance effettive della tua azienda può essere utile per mantenere lo status quo e per crescere più velocemente del previsto. Le condizioni di mercato incerte depongono a favore del budget flessibile, in quanto è più certo che un unico piano non verrà seguito.

Ottimo per le aziende con costi variabili

Le aziende con costi variabili richiedono budget flessibili perché questo tipo di budget consente loro di correggere la rotta o tenere conto di tale variazione con un'interruzione minima delle loro operazioni.

Ad esempio, un'azienda con una grande variazione stagionale dovrebbe avere un budget flessibile per tenere conto dell'aumento e del calo di Domanda e offerta in base alla stagionalità.

Misurazione Performance

Non c'è niente di meglio che dire all'azienda che sei in linea con i piani. E con un budget flessibile, hai più imprevisti per rimanere nei piani. 

Poiché hai pianificato gli scostamenti nel budget, sai esattamente quale percorso seguire per mantenere la traiettoria che manterrà l'azienda nei piani.

Processo di budgeting più efficiente

I budget flessibili sono efficienti perché fanno tutto il lavoro mentre stai facendo il budget. Se da un lato ciò si traduce in un tempo di budget iniziale più lungo, dall'altro rende il processo di definizione del budget complessivo molto più rapido, poiché (idealmente) non è necessario riprevedere gli scenari o calcolare nuove proiezioni.

Migliore controllo dei costi

Prevedere i costi in anticipo è un ottimo modo per controllarli. Poiché un budget flessibile consente al team finanziario di pensare al futuro e di contenere le spese in determinati scenari, offre al team finanziario controlli dei costi molto più solidi. Questo aiuta a mantenere bassa la variazione del budget, il che è una buona cosa.

Conti per spese impreviste

Un budget flessibile, per sua natura, terrà conto delle spese impreviste in una certa misura. Anche se l'entità delle spese impreviste potrebbe non essere in linea con ciò che hai creato nel budget, il percorso che hai tracciato per l'azienda sarà in molti casi applicabile, con alcune modifiche ai numeri grezzi.

Riflette in modo più accurato il modo in cui vengono utilizzate le finanze

Un'azienda è un'entità vivente, e anche un budget dovrebbe esserlo. Sebbene sia fantastico avere un budget ideale e statico, il budget flessibile è più fedele al modo in cui le aziende e i proprietari di budget valutano effettivamente le proprie finanze.

Limiti di un budget flessibile

Naturalmente, i budget flessibili non sono una cosa unilateralmente positiva. Come qualsiasi altra cosa, hanno i loro svantaggi.

Più dispendioso in termini di tempo per la creazione, lo sviluppo, il monitoraggio e la manutenzione

Poiché sono necessariamente più complessi dei budget statici, e poiché per definizione non sono "impostalo e dimenticalo", i budget flessibili richiedono molte più capacità intellettuali per essere creati e richiedono anche un attento monitoraggio da seguire. Questo può portare a un certo stress su un team FP&A già poco teso.

Troppa flessibilità può limitare la capacità di FP&A di pianificare

È possibile avere troppi piani, in quanto la capacità di un'azienda di pianificare è limitata dal numero di ore che i suoi team possono utilizzare per creare piani. I responsabili del budget devono fare attenzione a non lasciare che il budget flessibile, in particolare i budget flessibili avanzati, diventi un treno impazzito di complessità.

Le previsioni hanno una durata più breve e diventano obsolete rapidamente

Sebbene la flessibilità sia ottima, a volte accade qualcosa di inaspettato che invalida tutto il lavoro svolto in precedenza.

Le aziende di tutto il mondo lo hanno sperimentato nel marzo 2020, quando la pandemia di COVID-19 ha richiesto lockdown che hanno bloccato gran parte dell'economia. I modelli e le proiezioni sono stati scartati e le aziende che avevano speso molto tempo e risorse per creare un budget flessibile hanno visto invalidare enormi quantità di tempo e sforzi.

Minore responsabilità o incentivo per i proprietari del budget a rispettare il budget originale

La consapevolezza che il budget può essere modificato può essere un semaforo verde per alcuni proprietari di budget per giocare con le loro spese. Fai attenzione a stabilire con loro le aspettative che le deviazioni dal budget provengano dal team FP&A.

I ritardi di chiusura possono causare attriti con il team contabile

Sebbene la possibilità di modificare il budget sia piacevole, può creare molti mal di testa al team di contabilità, soprattutto quando devono rifare gran parte del loro lavoro per chiudere i libri contabili, trasformando un processo che viene spesso ritardato a causa di circostanze impreviste in qualcosa di ancora più tardivo.

Mancanza di confronti dei ricavi

Uno dei maggiori vantaggi della coerenza insita in un budget statico è il confronto pulito che consente. Ma un budget flessibile introduce una varianza molto maggiore, il che rende difficile, se non addirittura impossibile, per un team eseguire un confronto accurato dei ricavi o un'analisi della varianza basata su uno scenario ideale o precedente.

Che cos'è la varianza flessibile del budget?

Lo scostamento flessibile del budget è la differenza di spesa o di entrate tra il budget di base o originale e il budget in cui è stato inserito.

Esempio di scostamento flessibile del budget

Ad esempio, supponiamo che un'azienda preveda il budget del COGS di un prodotto da $ 100 a $ 20. Ma dopo aver eseguito i numeri, scoprono che il COGS è di $ 25. Aumentano il costo del prodotto per tenere conto di questa varianza ed effettuano 50 delle loro 100 vendite di prodotti durante questo periodo di Reporting a questo nuovo prezzo. La loro variazione di budget flessibile per questo prodotto, quindi, è di -$ 250 (50 unità vendute con $ 5 in più di COGS rispetto al budget, o -$ 5).

5 passi per implementare con successo un budget flessibile

Se hai deciso che un budget flessibile è la strada giusta per la tua organizzazione, ecco come implementarlo con successo.

1. Identificare i costi fissi e variabili

È essenziale identificare dove possono esistere le varianze. Ad esempio, è probabile che costi come l'affitto, il rimborso del debito o il PP&E rimangano fissi e coerenti. Ma costi come le spese di vendita e marketing possono variare notevolmente.

Separare i costi variabili. In questo modo si ridurrà notevolmente la quantità di scenari da creare.

2. Utilizzare il rapporto di costo variabile per creare un modello di budget

Il rapporto di costo variabile confronta i costi di aumento della produzione con i ricavi risultanti. In questo passaggio si desidera identificare il rapporto di costo variabile per ogni prodotto, bene o servizio venduto e creare un modello da utilizzare per l'analisi dello scenario nel passaggio successivo.

La formula per il rapporto di costo variabile è la seguente:

Rapporto di costo variabile = Costi variabili / Vendite nette

Alternativamente:

Rapporto di costo variabile = 1 – Margine di contribuzione

3. Modellare diversi scenari con il modello di budget

Ora che si dispone di un modello di budget, è il momento di modellare gli scenari. È consigliabile modellare gli scenari in base alla varianza dei costi che è probabile che si verifichi, con un certo margine di manovra per scenari imprevisti.

Uno strumento FP&A come Prophix è ottimo per questo passaggio.

4. Decidi il tuo budget

Ora che hai mappato i tuoi numerosi scenari, è il momento di assegnare alcuni numeri e parametri di budget. Questa è più un'arte che una scienza, ma dovresti iniziare dando priorità tramite un budget conservativo e poi sovrapponendo spese più convenienti o superflue.

In questo caso, è possibile utilizzare qualsiasi metodo di definizione del budget: è possibile utilizzare il budget incrementale per un budget flessibile di base oppure il budget a base zero per rielaborare completamente il budget.

5. Confronta il tuo modello di budget con le spese effettive con l'analisi della varianza

Infine, vuoi confrontare le tue spese effettive con il tuo budget e valutare quanto sia stato efficace e accurato il tuo budget flessibile.

L'analisi degli scostamenti di budget è una fase finale essenziale di qualsiasi processo di definizione del budget e un prerequisito necessario per il successivo ciclo di budgeting.

Comprendere e valutare i tuoi budget precedenti ti aiuterà a creare un budget futuro più accurato, che semplifica il lavoro di tutti e stabilizza le finanze dell'azienda.

Conclusione: budget flessibile con Prophix

Ora sai tutto su come creare e utilizzare un budget flessibile.

E se desideri creare un budget flessibile per la tua organizzazione, Prophix può aiutarti. Con Prophix, puoi creare scenari e calcolare in modo rapido e semplice l'analisi del budget, riducendo al minimo i due maggiori distrazioni di tempo del processo di budgeting.

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