Guida alla trasformazione dei processi finanziari con il software di budgeting e forecasting

Ogni progresso tecnologico, dall'aratro al supercomputer, ha contribuito a ridurre la quantità di tempo trascorso a svolgere le attività da svolgere a favore delle attività che si desidera svolgere. Si tratta di consegnare il lavoro fisico e mentale in modo da potersi concentrare sul lavoro gratificante, appagante e utile che solo gli esseri umani possono fare. Il software di budgeting e forecasting non è diverso.

In troppe organizzazioni, l'ufficio del CFO è bloccato con troppi compiti da svolgere. Dati consolidati, compilazione Report e una dozzina di altri processi ripetitivi vengono eseguiti manualmente per pianificare correttamente il budget e le previsioni. Questi obblighi creano senza dubbio Valore per l'azienda, ma il lavoro manuale che comporta raramente è il miglior impiego del tempo di chiunque.

La trasformazione dei processi di budgeting e forecasting comporta l'utilizzo della tecnologia per reinventarli, ottimizzarli e automatizzarli, consentendo al team di dedicarsi ad attività di maggior valore.

Budgeting vs. previsione (e dove entra in gioco il software)

Per chiunque non faccia parte dell'Ufficio del CFO, budget e previsione possono sembrare termini intercambiabili. Prima di approfondire il motivo per cui il software di budgeting e forecasting è essenziale per la tua organizzazione, assicuriamoci di aver definito questi termini.

Cos'è il budgeting?

Il budgeting è un processo utilizzato dalle organizzazioni per quantificare le entrate e le spese previste. Da questo processo derivano i budget, che vengono inviati a diversi reparti per comunicare esattamente quanto sono autorizzati a spendere in un periodo definito, di solito un anno finanziario o un trimestre. Mentre alcune organizzazioni utilizzano i dati degli anni precedenti per pianificare i propri budget, il budget a base zero può spesso essere più efficace. Con questo metodo, ci si aspetta che i dipartimenti tracciano le loro esigenze senza semplicemente adeguare il budget dell'anno precedente di pochi punti percentuali.

Cos'è il forecasting?

Mentre il budget si occupa delle entrate e delle spese previste, la previsione riguarda la proiezione del potenziale futuro della tua organizzazione. L'Ufficio del CFO utilizzerà i dati dei periodi precedenti per costruire le proprie previsioni. A volte, queste previsioni si spostano in avanti nel futuro con il passare del tempo: queste sono note come previsioni mobili.

Qual è la differenza tra budget e previsione?

La differenza fondamentale tra questi budget e previsioni dipende da due parole: "aspettativa" e "proiezione". Sebbene queste parole possano sembrare simili, le aspettative che derivano dal budget sono in genere più conservative rispetto alle proiezioni delle previsioni, il che significa che di solito avrai più fiducia nei budget.

I budget servono a sfruttare al massimo ogni dollaro che la tua organizzazione porta con te, mentre le previsioni servono a mappare potenziali scenari e ad adattare la tua strategia aziendale. Se il team finanziario nota che i reparti rischiano di superare il budget, di solito c'è una conversazione seria sul rispetto dei budget o sulla loro rivalutazione. Se le previsioni non sono accurate come una volta, la leadership dell'organizzazione cambierà la strategia generale dell'organizzazione o si adatterà a una previsione diversa.

I vantaggi del budgeting e del forecasting

I vantaggi del budgeting

Un'accurata pianificazione del budget garantisce alle aziende alcuni seri vantaggi:

• Sapere esattamente quanti soldi entrano nell'organizzazione.
• Sapere esattamente come (e dove) le entrate si trasformano in spese.
• Garantire che ogni reparto sfrutti al meglio il denaro che gli è stato assegnato.
• Adeguare le spese per rispondere adeguatamente all'evoluzione delle condizioni di mercato.
• Identificare in anticipo potenziali problemi finanziari.

La conclusione? Il budget è essenziale per far crescere i profitti .

I vantaggi della previsione

Una previsione corretta vale più che lo sforzo poiché porta i seguenti vantaggi:

• La pianificazione di più scenari potenziali può aiutarti a redigere un piano d'azione per ognuno di essi, migliorando l'adattabilità della tua organizzazione.
• Chiedere "cosa succederebbe se" con le previsioni può portare alla luce problemi in tutta l'organizzazione che altrimenti sarebbero passati inosservati.
• Le previsioni diventano più facili da creare (e più accurate) man mano che si dispone di dati.
• Una previsione corretta può portare a una maggiore efficienza in tutta l'organizzazione, poiché si trovano modi per adattarsi sia agli aumenti che alle diminuzioni dei ricavi.

Senza previsioni, un'organizzazione può ancora raggiungere i suoi obiettivi in un buon anno, ma probabilmente non catturerà tutta la crescita che altrimenti potrebbe avere. In un anno negativo, la mancanza di previsioni può paralizzarlo.

Le sfide del budgeting e delle previsioni

Le sfide del budgeting

Sebbene il budget sia un processo finanziario essenziale, comporta sfide significative:

• I budget inflessibili possono rendere difficile per i reparti reagire adeguatamente ai problemi e alle opportunità.
• Trovare le risorse per creare budget flessibili e accurati può essere difficile senza un software di budgeting.
• Budget imprecisi possono ostacolare un'organizzazione, impedendole di capitalizzare appieno le opportunità.
• Un'eccessiva trasparenza nel budget può creare concorrenza tra i dipartimenti, che sentono di dover competere per ogni dollaro.

Il budget può essere un fattore di stress significativo per alcune organizzazioni, ma i vantaggi superano di gran lunga qualsiasi potenziale sfida. E se si utilizza un software di budgeting e forecasting, è possibile eliminare molte di queste sfide.

Le sfide delle previsioni

Ecco alcuni modi in cui i processi di previsione possono essere impegnativi per la tua organizzazione:

• È facile essere eccessivamente prudenti con le previsioni, il che può limitarne l'efficacia. Allo stesso modo, le previsioni eccessivamente stravaganti saranno di dubbio valore. Trovare il giusto equilibrio può essere difficile.
• Proprio come il budgeting, la previsione può richiedere molto tempo e risorse, soprattutto senza un software di budgeting e previsione.
• Fare previsioni accurate può essere una sfida e le previsioni devono essere almeno in qualche modo accurate per essere utili.
• Dare troppa fiducia a una singola previsione può portare a decisioni che alla fine sono dannose per l'organizzazione.

Per evitare queste sfide, tratta le previsioni per quello che sono, uno sguardo a un potenziale futuro, piuttosto che una rigida tabella di marcia per pianificare il tuo anno finanziario.

Trasformare il budget e le previsioni

Ciò richiede una combinazione del giusto software di budgeting e previsione, dei processi giusti e dell'atteggiamento giusto. Un team con un ottimo software ma processi obsoleti rimarrà indietro, insieme a un team che è completamente attrezzato con processi moderni ma non è convinto di cambiare il proprio software. Prima di iniziare, è importante esaminare ciò che potrebbe frenare il tuo team.

Cosa frena l'Ufficio del CFO?

La ricerca di Prophix sul budgeting e le previsioni ha identificato problemi comuni che impediscono all'Ufficio del CFO di trasformare completamente i propri processi.

Dati in silos

I dati sono uno dei beni più preziosi di un'azienda. Ma ha valore solo se puoi perfezionarlo, analizzarlo e usarlo per prendere decisioni informate. Riunire Dati su un'unica Piattaforma rende più facile per l'Ufficio del CFO farne buon uso.

Mancanza di collaborazione

Dati non è tutto ciò che viene risucchiato nei silos. Se ogni reparto va per la propria strada, senza comunicare con il resto dell'organizzazione, è probabile che si trovino colli di bottiglia. Questi rallentamenti possono frenare anche i processi più snelli.

Mancanza di strumenti adeguati

La tua organizzazione sta ricevendo più Dati di quanti qualsiasi essere umano, o anche interi team di esseri umani, possano elaborare. Senza gli strumenti giusti per dare un senso a quel Dati, sei bloccato a cercare di bere da un idrante. Avere il giusto software di budgeting e forecasting può aiutare ad automatizzare e ottimizzare questi processi.

Processi manuali

Il più grande ostacolo alla trasformazione è la mancanza di tempo e risorse per realizzarla. È difficile assumere un nuovo ruolo se si è bloccati a manipolare manualmente i dati nei fogli di calcolo. L'automazione è una parte cruciale di una trasformazione di successo.

Trasformazione dei processi di previsione: rolling vs. trimestrale

Una volta risolti gli ostacoli che bloccano la trasformazione complessiva, il team è pronto per approfondire processi specifici. Il passaggio alle previsioni continue è una parte importante per garantire il successo per il futuro. I team che utilizzano previsioni mobili possono prevedere in modo più accurato ricavi e utili rispetto ai team che effettuano previsioni trimestrali. Secondo Anders Liu-Lindberg, Partner e Co-Founder di Business Partnering Institute, Agilità e flessibilità sono i due principali vantaggi delle rolling forecast:

"Per rendere i processi adatti al futuro del Finance, i responsabili Finance devono creare processi flessibili e agili. L'unica cosa di cui possiamo essere certi è che il mondo cambia più velocemente di quanto possiamo prevedere un numero accurato o prevedere cosa accadrà dopo. È fondamentale comprendere i presupposti alla base delle scelte strategiche e tattiche che abbiamo fatto. Possiamo tracciare la realtà rispetto a questi presupposti e sapere quando dobbiamo agire perché i nostri presupposti non reggono più. Questo è il tipo di processo che i responsabili finanziari devono creare mentre continuano il loro percorso di trasformazione".

La previsione continua può essere complessa, scrupolosa e dispendiosa in termini di tempo. Per passare con successo a questo processo, è necessario:

• Un'unica soluzione integrata per il software di budgeting e forecasting. Una piattaforma come Prophix è in grado di importare Dati in modo automatico, integrandosi perfettamente con le altre soluzioni aziendali.
• Strumenti collaborativi. Prophix offre flussi di lavoro che ottimizzano le previsioni monitorando gli input, registrando le modifiche e registrando le approvazioni, il tutto con controllo della versione e senza catene di e-mail "rispondi a tutti".
• Strumenti agili. Ci sono dozzine di fattori che possono modificare un'intera previsione: tassi di interesse, tassi di cambio, livelli di produzione e altro ancora.Prophix semplifica la regolazione di questi valori quando cambiano.

Trasformare i processi di budgeting: Zero-based budgeting

Il passaggio al budget a base zero (ZBB) può portare a un cambiamento radicale per l'Ufficio del CFO. Consente alle organizzazioni di prevedere i ricavi e gli utili in modo più accurato e di modificare i modelli di budget in modo efficiente in base alle esigenze.

Anche se avrai bisogno di un investimento iniziale di risorse, come la formazione di un comitato interdisciplinare o l'investimento nel giusto software di budgeting e previsione, per fare questo cambiamento, i vantaggi ne valgono più che la pena.

Adottare lo ZBB

Il processo ZBB inizia con le persone. È fondamentale avere un supporto fino al livello esecutivo. Si tratta di un serio cambiamento di paradigma rispetto al consueto processo di budgeting e richiede un maggiore input e coinvolgimento da parte di altri reparti. I responsabili finanziari possono essere i campioni di questo processo, presentando il business case alla C-suite.

Una volta ottenuto il consenso dei dirigenti, il successo dipende dal processo e dalla formazione. L'Ufficio del CFO, insieme ad altri partecipanti al processo, dovrà imparare a utilizzare gli strumenti necessari. I responsabili finanziari devono avere una conoscenza pratica dell'organizzazione, compreso il funzionamento dei vari reparti e i requisiti di budget. Questa è una buona opportunità per il tuo team di diventare più connesso all'organizzazione e più esperto di dati.

Infine, anche la componente tecnologica è essenziale per il successo. Sebbene sia possibile eseguire ZBB manualmente su fogli di calcolo, si tratta di un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Una piattaforma come Prophix può aiutare ad automatizzare ciò che può essere automatizzato, facilitando al contempo la comunicazione e la collaborazione per il resto.

Inizia la tua trasformazione con il giusto software di budgeting e forecasting

La trasformazione digitale è essenziale per qualsiasi ufficio del CFO che desideri assumere un ruolo più significativo e di maggior valore all'interno della propria organizzazione. L'agilità e l'efficienza che questa trasformazione porta con sé possono portare a un maggior numero di pratiche di previsione, consentendo all'ufficio del CFO di consigliare meglio il resto dell'organizzazione. Inoltre, la trasformazione dei processi finanziari aumenta la qualità e la quantità delle informazioni derivate dai dati, il che porta a un migliore processo decisionale per tutti.

Pronto per iniziare? Guarda la demo di Prophix per vedere in azione il software di budgeting e forecasting trasformativo.