Come il Barber National Institute ha risparmiato 540 ore automatizzando il budget

Nel nostro sondaggio globale condotto su 500 responsabili finanziari, abbiamo rilevato che l'80% delle aziende non è in grado di fare previsioni oltre un anno e oltre il 50% non è in grado di prevedere oltre i sei mesi. L'incapacità di prevedere è particolarmente impegnativa per le organizzazioni che attraversano una fase di crescita, in quanto devono prendere decisioni informate sulla loro traiettoria. Prendiamo come esempio il Barber National Institute. Con l'aumento della domanda di servizi e programmi per la comunità, l'utilizzo di file Excel complessi per la definizione del budget e delle previsioni è diventato un processo ingombrante. Oggi vedremo come il Barber National Institute ha risparmiato 540 ore automatizzando i processi di budgeting e forecasting con Prophix.

Chi è il Barber National Institute?

Il Barber National Institute (Barber) fornisce servizi basati sulla comunità per bambini e adulti con autismo, disabilità intellettive e problemi di salute comportamentale. Con una missione e una responsabilità così importanti nei confronti della propria comunità, Barber aveva bisogno di un budget accurato e di previsioni tempestive per sostenere la propria crescita.

La lotta di Barber con il budget e le previsioni

È diventato difficile per Barber fidarsi dell'accuratezza dei propri fogli di calcolo, il che ha creato rischi per la corretta valutazione delle opportunità future. L'incapacità di pianificare le spese in conto capitale e le spese personali ha impedito a Barber di garantire il necessario livello di ricchezza nelle loro previsioni. A causa della natura del settore, Barber aveva bisogno di fiducia nelle sue allocazioni a più livelli. Inoltre, il team finanziario aveva bisogno di una soluzione scalabile per responsabilizzare i program manager nei confronti dei loro budget, fornendo al contempo un modo migliore per analizzare i loro dati finanziari tagliando e tagliando a dadini i loro dati. Il Barber National Institute ha identificato la necessità di uno strumento specializzato per le previsioni che consentisse loro di introdurre nuovi programmi nella loro organizzazione e determinare la redditività dell'acquisizione di nuove attività.

Perché Barber ha scelto Prophix

Il team finanziario del Barber National Institute ha dato la priorità alla ricerca di un software di Corporate Performance Management (CPM) che fosse facile da usare, che avesse un'interfaccia simile a Excel, che potesse Report dati finanziari e non finanziari e prevedere i tassi di ricavi per le spese. Dopo aver valutato Workday Adaptive e Prophix, Barber ha scelto Prophix per il servizio clienti, la flessibilità e la convenienza.

Automatizzare i processi di budgeting e forecasting di Barber

Il Barber National Institute ha implementato Prophix per sostituire Management Reporter e Smart List nel proprio ERP, Microsoft Dynamics GP. Integrando Prophix con Kronos e Carelogic, il team finanziario può importare i dati relativi alle buste paga e alle entrate su base settimanale, mensile e annuale. Questi dati includono varie metriche come i posti vacanti dei clienti, l'occupazione della casa, la capacità e altro ancora. Con Prophix, Barber sfrutta diversi approcci al budgeting, tra cui a base zero, incrementale, Top-down e Bottom-up per creare il budget del conto economico. Il team finanziario genera CAPEX, leasing, personale e ricavi dal Bottom-up. La pianificazione dettagliata del personale consente a Barber di condurre l'analisi della varianza del personale durante tutto l'anno. Essere in grado di pianificare le proprie entrate nei minimi dettagli, ad esempio per cliente e procedura, significa anche avere una Visibilità completa per confrontare le tariffe delle entrate da pianificare. Infine, Barber conduce la pianificazione della produttività per i propri programmi clinici con un modello dedicato e robusto. L'automazione del processo di budgeting ha permesso a Barber di risparmiare 360 ore in 22 settimane della stagione del budget per il responsabile del budget. Inoltre, hanno anche risparmiato 540 ore in 16 settimane per quattro contabili e 160 ore per tutti i responsabili dei programmi e amministrativi. Data la ricchezza e i dettagli dei budget di Barber, le previsioni non sono mai state così affidabili o pertinenti. Prima di Prophix, nel momento in cui una previsione era completa, il processo richiedeva così tanto tempo che i Dati non erano più rilevanti. Ora, Barber è in grado di eseguire comodamente le previsioni di redditività per l'acquisizione di nuove attività e la previsione del costo per unità. Scenario planning e le previsioni hanno permesso a Barber di pianificare meglio l'impatto dell'aumento degli stipendi e di richiedere i tassi di rimborso utilizzando un'analisi del costo per unità. Il loro team finanziario può facilmente condurre un'analisi approfondita dei salari, dando loro una maggiore visibilità sulle loro spese più grandi.

"Prophix ha migliorato ogni singolo aspetto del nostro processo di budgeting. Invece di perdere tempo a impostare il processo di budgeting, siamo invece in grado di analizzare meglio e comprendere il budget/prodotto che stiamo producendo in collaborazione con i program manager". – Emily Anauo, Sviluppatore di sistemi FP&A, Barber National Institute

Previsione di crescita per il Barber National Institute

Il team finanziario di Barber non passa più ore a cercare errori nei fogli di calcolo collegati. Invece di gestire Excel, il team finanziario può analizzare e comprendere meglio il budget che sta producendo in collaborazione con i program manager. Le previsioni al volo consentono inoltre a Barber di pianificare da un mese a cinque anni nel futuro, a seconda del progetto. Nel complesso, il Barber National Institute ha risparmiato 8+ ore ogni mese automatizzando i propri processi finanziari e mettendo in atto efficienze con Prophix. Leggi il viaggio del Barber National Institute con Prophix nel loro caso di studio.