Lotus 1-2-3 e macchine addizionali: ricordando gli FP&A della vecchia scuola e guardando al futuro

Non desideri ardentemente la tecnologia Finance dei tempi passati? Non è stato fantastico essere limitati a sole tre cose in Lotus 1-2-3? Il mondo non è troppo tranquillo senza lo stridio delle stampanti ad aghi? Non sarebbe bello essere ancora una volta ostacolati da quelle schede perforate con tutte quelle lettere e numeri? No? Forse non siamo poi così nostalgici della tecnologia dei vecchi tempi. Ma la tua funzione di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) sta sfruttando al meglio la nuova tecnologia disponibile? O è ancora bloccato nel 20° secolo? Per celebrare la nostra ultima guida interattiva, FP&A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, abbiamo chiesto agli esperti di finanza di raccontarci le loro storie dell'orrore tecnologico e consigli su come aggiornare il tuo FP&A.

Dalla contabilità manuale all'automazione finanziaria

Quindi, con che tipo di strumenti arcaici si sono confrontati gli esperti di finanza all'inizio della loro carriera? "All'inizio della mia carriera, questo genere di cose veniva fatto su tavolette di pietra. Quando Johannes Gutenberg ha inventato la macchina da stampa, questo ha davvero accelerato il processo FP&A", scherza Jack McCullough, Presidente del CFO Leadership Council. Ma, su una nota più seria: "Questo ti spaventerà: registrazione manuale della contabilità generale con la penna stilografica. La tecnologia era il grande mini-computer IBM S/36, le schede perforate e una calcolatrice elettrica, circa il 1982!", afferma Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Per coloro che non avevano familiarità con l'IBM System/36, questo "piccolo" sistema informatico aveva all'incirca le dimensioni di un fax aziendale. Il modello base includeva 128K di RAM e un disco rigido da 30 MB, ma era espandibile a 7 MB di RAM e 1478 MB di spazio su disco. Impressionante, eh? Ancora meglio? Si poteva ottenere questa impresa di Innovazione per il basso, basso prezzo di $ 200.000 nei primi anni '80. All'epoca, l'IBM System/36 era impressionante perché digitalizzava i processi e migliorava drasticamente l'efficienza. Potrebbe anche eseguire programmi software fino a 64K di dimensione! Ora guardiamo indietro all'IBM System/36 con un senso di shock e meraviglia. Com'è possibile che un computer desktop entry-level abbia ora una potenza di elaborazione mille volte superiore a una frazione del prezzo? Da quel salto iniziale verso i computer, le aziende hanno fatto altri notevoli progressi come computer privati più piccoli, software più avanzati e sistemi di rete. Tuttavia, la tecnologia FP&A in molte aziende si è stabilizzata a causa dei fogli di calcolo e delle Data entry manuali, tecniche che impantanano il processo nell'inefficienza e possono persino introdurre più errori umani. È giunto il momento di fare il prossimo balzo in avanti e modernizzare l'FP&A con processi automatizzati e completi che porteranno il Finance nel 21° secolo.

Da una visione ristretta a una parte del quadro più ampio

Non è solo la tecnologia, ma anche la funzione della finanza che si sta evolvendo. Storicamente, la pianificazione finanziaria era un esercizio che veniva svolto dopo che l'azienda aveva terminato il vero lavoro di pianificazione strategica. Jack McCullough spiega: "Penso che il cambiamento più grande sia che 20 anni fa, FP&A era spesso visto come separato dalla pianificazione strategica. Sì, la pianificazione finanziaria e la pianificazione strategica operavano in due silos diversi. Oggi non si può avere l'uno senza l'altro (con le scuse a Frank Sinatra). Ma una volta erano solo i tipi di contabilità che eseguivano i numeri su fogli di calcolo, mentre oggi la tecnologia è sorprendente e l'accettazione della pianificazione finanziaria come parte del piano strategico è quasi uniforme. Inoltre, all'epoca, l'FP&A in molte aziende era un'impresa stagionale (creare il piano finanziario per l'anno successivo a novembre e dicembre). Oggi è un processo perpetuo e, in gran parte grazie alla tecnologia, più efficace che mai". La modernizzazione di FP&A sta alimentando il cambiamento di ruolo del Finance, da supporto dietro le quinte a partecipanti chiave nello sviluppo della strategia aziendale complessiva. L'aumento delle tecniche contabili di rolling forecast, budgeting a base zero e Scenario planning consente al Finance di effettuare previsioni più frequentemente, in modo accurato e più veloce che mai.

Da Foglio di calcolo Operatore a Consulente di Valore

C'è anche il potenziale per elevare il ruolo dei professionisti FP&A all'interno dell'organizzazione. Janet Schijns, CEO di JS Group, condivide una storia sul ruolo mutevole della finanza: "Nel mio primo lavoro, nell'industria cosmetica, gli strumenti con cui ho lavorato erano in gran parte Fogli di calcolo o basati su database con un'intelligenza limitata o nulla e una serie di processi altamente complicati per far sì che anche il calcolo o la presentazione più semplice venissero fuori in modo appropriato. Avere una persona finanziaria di grande esperienza al proprio fianco in ogni momento era una necessità. Ora gli strumenti possono rendere disponibili i Dati e analizzarli con un clic di un pulsante. Ciò consente a una gamma più ampia di leader di avere non solo accesso, ma anche informazioni su Dati specifici per gestire l'azienda". Potresti chiederti: cosa c'è di sbagliato nell'aver bisogno di una persona finanziaria al tuo fianco in ogni momento? Non dovrebbero essere riconosciuti per le loro capacità? La risposta è un sonoro "sì!" Ma la modernizzazione dell'FP&A consentirà al Finance di essere conosciuto per molto di più di impressionanti capacità di elaborazione dei numeri. La tecnologia Finance può migliorare Collaborazione, consentendo a più persone di contribuire ai processi di forecasting e reforecasting. E con un archivio centrale di informazioni, l'intera C-suite può accedere alle informazioni di cui ha bisogno quando ne ha bisogno. Invece di essere il punto di riferimento per la distribuzione delle previsioni e l'esecuzione dei report, Finance diventerà la fonte di riferimento per analisi più approfondite e Insightdi business. Perché i numeri sono aumentati? Perché sono giù? Come dovremmo modificare la nostra strategia in base ai cambiamenti nella catena di approvvigionamento? Con un maggiore accesso a Dati, tutti vincono.

Dalle attività ripetitive alle informazioni semplici

Attività ripetitive come Data entry erano fondamentali per Finance fin dai tempi passati. Gabrielle Luoma, co-fondatrice e CEO di MOD Ventures, LLC, ha condiviso com'è stato per lei nei primi giorni della sua azienda: "Di tanto in tanto, io e mio marito guardiamo indietro a un momento in cui ho appena iniziato la mia attività. Avevo una cliente che aveva una cassetta piena di ricevute e voleva che ognuna di esse fosse inserita nel suo Quicken. Questo per tutto l'anno, e quindi ho dovuto decifrare cosa dicevano le ricevute. Molte ricevute erano così sbiadite che riuscivamo a malapena a leggerle. Mio marito passava ore a chiamare i nomi e gli importi dei fornitori mentre li digitavo nel sistema. Tutto quello che volevamo fare era semplicemente essere fatto". Alla maggior parte delle persone non piacciono i compiti banali. Ma attualmente, la maggior parte dei professionisti della finanza dedica solo circa il 20% del proprio tempo alla strategia e alle attività di maggior valore, secondo un sondaggio di Prophix. La modernizzazione di FP&A può automatizzare le attività di routine, comprese le attività basate su regole, Reporting, Dati Consolidato e riconciliazione. Con meno lavoro ripetitivo e dati più affidabili, il Finance può dedicare più tempo alle attività che forniscono più valore all'organizzazione.

Pronto a passare al moderno FP&A?

L'FP&A della vostra azienda è Previsione o è bloccato nel passato? Andare oltre le tavolette di pietra è un inizio, ma ci sono altri modi in cui le aziende possono modernizzare il processo di pianificazione e analisi finanziaria. Se sei pronto ad abbandonare i processi manuali e quella vecchia copia polverosa di Lotus 123, dai un'occhiata al nostro nuovo asset interattivo, che include approfondimenti di esperti finanziari su come aggiornare l'FP&A della tua azienda. Dai un'occhiata alla nostra nuova risorsa interattiva, FP&A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis.