Rolling Forecasts: Chris Ortega spiega perché, cosa e come

Qual è una caratteristica che accomuna i dipartimenti finanziari delle aziende leader? Previsioni mobili. Sulla base dei risultati del nostro sondaggio globale condotto su oltre 500 leader finanziari, le aziende che utilizzano le previsioni mobili hanno maggiori probabilità di sovraperformare quelle che utilizzano le previsioni trimestrali, soprattutto nella loro capacità di aggiornare rapidamente le previsioni. Passare da una previsione trimestrale a una rolling può sembrare scoraggiante, soprattutto quando si sta cercando di venderla alla C-suite. O anche la tua squadra, se è per questo. Per aiutarti a iniziare con i cambiamenti nei processi, nelle procedure e nelle tecnologie, abbiamo parlato con Chris Ortega, una delle 10 voci più importanti al mondo in contabilità, finanza e F&PA. Continua a leggere per saperne di più.

Che cos'è una previsione mobile?

Con una previsione mobile, si sposta continuamente in avanti l'orizzonte temporale. Un approccio tipico alle previsioni mobili consiste nell'aggiungere un mese alla fine della previsione per ogni mese che passa. "Si tratta di utilizzare le informazioni più aggiornate di cui disponi nella tua azienda per guardare al futuro", spiega Chris. Il vantaggio è che si cerca sempre lo stesso numero di mesi e i dati vengono continuamente aggiornati in base alle ultime informazioni disponibili per un'organizzazione.

Vantaggi delle previsioni mobili

Chris afferma che le previsioni mobili aiutano a "informare l'azienda su ciò che sta accadendo nella realtà, cambiando le prospettive che stiamo vedendo sull'orizzonte di 6, 12 e 18 mesi dell'azienda". Le previsioni mobili forniscono anche una prospettiva sulle operazioni aziendali correnti. Chris lo spiega come ".. la capacità di essere in grado di connetterci, dove vediamo che l'azienda sta andando verso ciò che stiamo eseguendo oggi".

Trova una tecnologia configurabile

Secondo Chris, la migliore tecnologia per le previsioni continue non deve essere fatta su misura per la tua azienda. "Penso sempre che la cosa più importante sia assicurarsi di trovare la tecnologia che meglio soddisfa le esigenze aziendali", afferma. "Troppe volte vedo organizzazioni e team di molti settori diversi cercare di adattare i loro processi a una tecnologia". "Non sempre si hanno i processi, le procedure e i punti Dati per adattare completamente una tecnologia all'azienda", spiega Chris. "Questo è l'errore fondamentale che molti team di contabilità e finanza commettono quando implementano una tecnologia di previsione continua... Cercano di personalizzare la tecnologia per adattarla alla loro attività". Chris pensa che questo renda il processo più complicato di quanto dovrebbe essere. Osserva che le società di software dedicano molto tempo a garantire che la loro tecnologia funzioni in tutte le aziende. "L'hanno visto. Ce l'hanno fatta. Sono stati in diversi settori. Quindi, cerca di trovare una tecnologia che sia configurabile per la tua azienda, non personalizzata per la tua attività". Chris consiglia anche di fare ricerche con fonti attendibili come TrustRadius e G2: "Fornisce davvero chi sono i leader, i visionari, e fornisce informazioni molto dettagliate sulle tendenze, i punti deboli, l'usabilità e una serie di altri fattori da considerare sull'implementazione di uno strumento di previsione mobile nel team di contabilità e finanza". Quando valuti la tecnologia, assicurati di scegliere una soluzione che soddisfi le tue esigenze aziendali in continua evoluzione:

• Basato su cloud per facilitare la comunicazione e la collaborazione
• Supporta i processi automatizzati
• Connettività e compatibilità con il resto del tuo stack tecnologico
• Da un fornitore di fiducia con una comprovata esperienza

Domande da porre per avviare il processo di previsione mobile

"Molti team sono molto reattivi nel modo in cui guardano alla loro attività. Quindi, un modo in cui i responsabili finanziari possono iniziare a muoversi verso un modello di previsione mobile è davvero quello di rendere concreti i processi", afferma Chris. Si tratta di rispondere ad alcune domande fondamentali:

• Quali sono i processi aziendali che informano le tue prospettive?
• Quali sono i principali indicatori Performance (KPI) che plasmano il futuro della tua azienda?
• Che cosa diciamo che faremo, e come lo faremo?

3 insidie nell'adozione di previsioni mobili

Quindi, dove si bloccano le persone nell'adozione di previsioni mobili? Chris ha condiviso tre aree chiave e ciò che i responsabili finanziari dovrebbero fare per mantenere il processo in movimento.

1) Troppi KPI

"Le persone misurano troppi KPI", afferma Chris. "Come puoi, come azienda, avere 15 cose diverse che stai misurando nelle prospettive future e 15 diverse ipotesi di modello che hai nelle tue previsioni mobili? È davvero troppo". Invece, Chris consiglia alle aziende di concentrarsi sui quattro o sei KPI che avranno il maggiore impatto sul business in futuro.

2) Scarsa comprensione dei driver di business

Chris afferma che non è sufficiente padroneggiare le funzioni contabili e finanziarie tradizionali, come la gestione della contabilità generale, delle scritture contabili e dell'ammortamento. "Come team di contabilità e finanza, conosciamo i numeri. Ma devi capire il business. Devi capire cosa determina i ricavi, i costi, la liquidità, il margine di un cliente e la generazione di lead", afferma Chris.

3) Un orizzonte temporale troppo lontano

Un'altra insidia, secondo Chris, è cercare di fare previsioni troppo lontane nel futuro. "In genere, si desidera avere al massimo un modello di previsione mobile su una prospettiva di 12 mesi", afferma. Man mano che ci si allontana dal giorno corrente, l'accuratezza delle previsioni diminuisce. E anche se si può essere precisi a 18 o 24 mesi di distanza, i numeri non saranno precisi. Con le previsioni mobili, l'obiettivo è la precisione. Chris dice: "Dovresti avere... Dal 90 al 97% di fiducia che questo sarà ciò che si vedrà nel business nei prossimi tre-sei mesi". Mantieni la messa a fuoco entro quella finestra di 12 mesi e puoi aumentare la tua precisione.

3 modi per migliorare i tuoi attuali sforzi di previsione mobile

Chris ha anche offerto tre modi in cui i responsabili finanziari possono ottimizzare i loro sforzi attuali con le previsioni mobili.

1) Coinvolgere gli stakeholder di tutta l'organizzazione

Le previsioni mobili hanno il potere di informare e modellare l'azienda, ma se le persone non sono coinvolte nel processo di previsione, potrebbero non fidarsi dei risultati. "Non fare in modo che la tua previsione mobile sia specificamente un esercizio finanziario", dice Chris. "Ad esempio, non si tratta solo di contabilità e finanza che producono una previsione mobile a 3, 6, 9, 12, 18 mesi". Chris suggerisce che le vendite, il marketing e le altre aree operative dovrebbero avere tutte un interesse nel processo.

2) Aiuta il tuo team a comprendere il valore della tecnologia

La tecnologia FP&A può rendere molto più semplice l'adozione di previsioni mobili. Tuttavia, il team finanziario potrebbe considerare i nuovi investimenti tecnologici, e in particolare i nuovi processi automatizzati, come una minaccia per il proprio lavoro. Chris afferma che è essenziale rafforzare continuamente il valore aggiunto di una previsione mobile e il modo in cui può semplificare il lavoro delle persone e rendere il team finanziario più prezioso per l'organizzazione. "Vuoi davvero che i tuoi dipendenti partecipino alle attività di alto valore di un modello di previsione mobile", afferma Chris. Per lui, le attività di alto valore ruotano attorno a quelle che lui chiama le quattro C: Collaborazione, connessione, comunicazione e chiarezza. Fai sapere al tuo team che l'automazione non significa la fine del loro lavoro; Significa invece che possono concentrarsi sull'aiutare a guidare l'azienda.

3) Inizia a monitorare l'errore di previsione

"Penso che troppe volte le persone implementino una previsione mobile e dicano: 'Ehi, abbiamo fatto un ottimo lavoro nell'esaminare l'azienda per i prossimi 12 mesi, senza effettivamente imparare dai Dati man mano che vanno avanti", afferma Chris. "Un modo per migliorare davvero i processi relativi alle previsioni continue consiste nell'implementare gli errori di previsione, misurarli, monitorarli e assicurarsi che il team sia preciso sulle variazioni e sugli errori dell'azienda". Per determinare l'errore di previsione, confronta le proiezioni con i risultati effettivi su base mensile. In questo modo è possibile verificare la precisione del modello e apportare le modifiche necessarie. Chris afferma che i team ad alte prestazioni dovrebbero sforzarsi di ottenere un margine di errore inferiore al 3% ogni mese e inferiore al 5% per il trimestre. Se raggiungi questo livello di precisione, dice Chris, "puoi andare in azienda e dire: 'Sono sicuro e fiducioso nella previsione che sto producendo. Poiché conosco i nostri margini, il nostro errore di previsione è +/- 5%. Siamo precisi nei nostri KPI. Siamo precisi nel modo in cui comunichiamo la chiarezza all'azienda. Siamo precisi su dove stiamo andando con l'azienda". "

Mettiti in moto per una migliore precisione e agilità

La nostra indagine ha rilevato che le previsioni mobili sono una delle tre capacità essenziali dei principali dipartimenti finanziari. Sebbene il passaggio richieda tempo e impegno, i vantaggi in termini di precisione e agilità valgono la pena. Visualizza i risultati completi del sondaggio FSN per scoprire tutti i motivi per cui la tua azienda ha bisogno di previsioni continue. Per saperne di più su Chris, seguilo su LinkedIn e Twitter.