Bottom-up budgeting: tutto quello che c'è da sapere 

Che tu sia un professionista esperto della finanza o un principiante del budget, questo blog demistifica il concetto di budget Bottom-up .

Esploreremo come funziona, i suoi pro e contro, esempi pratici e il suo ruolo nei moderni team FP&A. 

Immergiamoci nel mondo del budget Bottom-up e sblocchiamo il suo potenziale per una pianificazione finanziaria efficace.

Che cos'è Bottom-up budgeting? 

Bottom-up budgeting è la pratica di far sì che ogni reparto presenti i propri obiettivi e il budget richiesto per l'anno, che viene poi rivisto dal team finanziario per l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Questo metodo di budgeting adotta un approccio granulare che inizia dal "fondo" dell'organizzazione, ad esempio i reparti. 

Bottom-up budget vs. budget Top-down 

A differenza del budget Bottom-up , Top-down budget richiede che il team finanziario metta insieme gli obiettivi e assegni i fondi a ciascun reparto. Top-down budget vengono solitamente esaminati e approvati dalla direzione prima di essere comunicati ai singoli team.

Invece di iniziare dal "basso" dell'organizzazione, Top-down budget inizia con il "top" o la leadership e le risorse vengono allocate in base alle iniziative strategiche dell'azienda per l'anno successivo, nonché ai Performance passati di ciascun reparto e alle condizioni di mercato. Dopo che il piano è stato distribuito al team più ampio, i dipartimenti possono iniziare a mettere insieme un budget in base ai fondi che sono stati loro assegnati.  

Bottom-up budget vs budget operativo 

Un budget operativo stima le entrate e le spese di un'azienda in un periodo di tempo. I budget operativi forniscono una panoramica di alto livello dei Performance aziendali e un modo per monitorare i ricavi, i costi variabili, i costi fissi, le spese non monetarie e le spese non operative.

I budget operativi vengono solitamente aggiornati mensilmente o trimestralmente. Sebbene questi budget possano essere assemblati utilizzando un approccio Bottom-up , si concentrano principalmente su entrate e spese e sono spesso compilati utilizzando un metodo Top-down che sollecita l'input della leadership.

Si noti che, come ogni budget, anche quelli creati attraverso un approccio Bottom-up possono essere aggiornati periodicamente in base alle esigenze e non riflettono necessariamente un solo punto nel tempo (ad esempio, l'inizio dell'anno).  

Bottom-up budget vs. Budget di capitale 

Le aziende utilizzano i budget di capitale per valutare la fattibilità di nuovi progetti e investimenti. Questo processo di solito comporta l'esame della Cash flow di un progetto nel tempo per determinare se il progetto soddisferebbe i parametri di riferimento dell'azienda e offrirebbe un ritorno sull'investimento.

Come i budget operativi, i budget di capitale sono un tipo di budget, non un metodo di budgeting. Sia il budget di capitale che quello operativo possono essere assemblati utilizzando un approccio Top-down o Bottom-up , a seconda dello stile e della struttura di gestione dell'azienda. Mentre alcune aziende potrebbero preferire un approccio Top-down che utilizza il feedback della leadership per valutare progetti o investimenti, altre potrebbero utilizzare un approccio Bottom-up che valorizza gli input dei dipendenti più vicini alle operazioni quotidiane.

Come funziona Bottom-up budgeting? 

Diamo un'occhiata ai tre passaggi principali per mettere insieme un budget Bottom-up .

Analisi dei costi di reparto 

Il primo passo nella definizione Bottom-up budget consiste nel far sì che ogni reparto metta insieme una proiezione dei costi e delle spese previsti per l'anno. Ciò dovrebbe includere le spese dei dipendenti, i progetti pianificati e i costi amministrativi e delle attrezzature.  

Creazione del budget del reparto 

Dopo aver valutato le esigenze previste per l'anno, ogni reparto somma i costi per formare il proprio budget. Questi budget dipartimentali vengono quindi compilati e sommati dal budget complessivo dell'azienda.

Bilanciare le esigenze dei reparti con i desideri aziendali di alto livello 

Una volta stabilito il budget aziendale, viene esaminato dal team di leadership per vedere se è in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, ponendo domande come: le risorse sono state allocate ai progetti giusti? Ci sono fondi sufficienti per coprire nuovi progetti o investimenti? I dipartimenti disporranno delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi di fatturato?

Se il budget è ben posizionato per soddisfare gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda, viene quindi passato al team finanziario che convaliderà le voci e finalizzerà il budget Bottom-up .

Quali sono i vantaggi di Bottom-up budgeting? 

Ci sono diversi vantaggi nel Bottom-up budgeting, tra cui una maggiore accuratezza, responsabilita e morale dei dipendenti.  

Precisione nella definizione del budget

Bottom-up budgeting è più accurato di molti altri metodi perché sollecita il feedback dei dipendenti coinvolti nelle operazioni quotidiane dell'azienda.

I singoli collaboratori hanno spesso una migliore comprensione delle spese ricorrenti e dei piani dipartimentali rispetto ai team di leadership, quindi Bottom-up budget è un modo ideale per compilare una panoramica granulare delle esigenze organizzative.  

Promuovere la stewardship tra i responsabili di reparto

Nel processo di Bottom-up budgeting, i responsabili di reparto svolgono un ruolo cruciale non solo nella creazione, ma anche nel rispetto dei loro budget. Poiché sono responsabili dell'assemblaggio e della progettazione dei costi previsti, sviluppano intrinsecamente un senso di proprietà sui loro budget. Questa gestione in genere li porta a impegnarsi a rispettare i vincoli di budget che hanno stabilito, portando a una migliore disciplina finanziaria all'interno dei loro dipartimenti.

Tuttavia, questo processo funziona meglio quando c'è una chiara comunicazione da parte dell'alta dirigenza in merito agli obiettivi strategici generali e alle linee guida finanziarie dell'azienda.

Aumentare il morale dei dipendenti

Bottom-up budget è un ottimo modo per aumentare il morale dei singoli contributori. Coinvolgendo ogni reparto nel processo, i dipendenti ritengono che il loro contributo sia importante e che i piani del loro reparto siano una priorità per l'azienda. 

Quali sono gli svantaggi del budget Bottom-up ? 

Sebbene il budget Bottom-up abbia molti vantaggi, ci sono anche diversi svantaggi, tra cui il rischio di un budget eccessivo, la quantità di tempo necessaria e il disallineamento con gli obiettivi strategici.  

Il rischio di spendere troppo

Uno svantaggio del budget Bottom-up è che può portare a un budget eccessivo. Quando i responsabili di reparto supervisionano i loro budget, possono allocare fondi extra per tenere conto dei costi imprevisti, il che può portare a sovrastimare le loro esigenze. Se ogni reparto cerca di allocare risorse aggiuntive, ciò può portare a un budget eccessivo a livello aziendale e a spendere più fondi del necessario.  

Processi dispendiosi in termini di tempo

Per molte organizzazioni, la definizione del budget Bottom-up può diventare rapidamente un processo dispendioso in termini di tempo. Senza un approccio standardizzato, può essere difficile coordinarsi e collaborare con tutti i reparti necessari e comprendere la logica alla base delle loro scelte. Ci vuole anche tempo per ogni reparto per valutare i propri costi e compilare il proprio piano per l'anno.  

Potenziale disallineamento con gli obiettivi dell'organizzazione

Quando i dipartimenti mettono insieme i loro budget per l'anno, è probabile che siano più preoccupati della loro capacità di raggiungere i loro obiettivi e traguardi. Un approccio Bottom-up al budget può mancare il quadro generale perché i team si concentrano su ciò che vogliono ottenere, piuttosto che su ciò che l'azienda mira a realizzare.

Il management di livello superiore ha anche un coinvolgimento limitato nelle fasi iniziali del budget Bottom-up , il che può limitare Visibilità all'allineamento strategico complessivo dei budget dei singoli reparti. Bottom-up budgeting può anche portare a perdere opportunità di collaborazione interdipartimentale e ottimizzazione delle risorse.

Un esempio di processo di budgeting Bottom-up in 8 fasi 

Crea un budget Bottom-up in otto semplici passaggi, come descritto di seguito:

1. Obiettivi prefissati: Stabilisci gli obiettivi e gli obiettivi per il prossimo periodo di bilancio.
2. Budget dipartimentali : ogni reparto stima le proprie spese e entrate in base ai propri obiettivi.
3. Presentazione del budget: Tutti i dipartimenti presentano le loro proposte di bilancio al comitato di bilancio o alla direzione.
4. Revisione e adeguamento: il comitato o la direzione del bilancio esamina la proposta di ogni dipartimento, chiede chiarimenti se necessario e aggiusta.
5. Consolidato: Tutti i budget dei reparti vengono consolidati in un unico budget principale.
6. Approvazione: Il budget consolidato viene esaminato e approvato dall'alta direzione o dal consiglio di amministrazione.
7. Implementazione: Il budget approvato viene ridistribuito ai dipartimenti e implementato.
8. Monitoraggio e controllo: Durante tutto il periodo di budget, i risultati effettivi vengono confrontati con le previsioni di budget e, se necessario, vengono apportate le rettifiche. 

Il ruolo del budget Bottom-up nel moderno team FP&A 

Bottom-up budgeting può essere incredibilmente vantaggioso per i moderni team FP&A che cercano di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, creare piani più dettagliati e identificare le inefficienze operative. I moderni team FP&A possono sostenere Bottom-up budgeting lavorando a stretto contatto con ogni reparto, convalidando gli input e comunicando i cambiamenti all'alta dirigenza, posizionandosi come contributore strategico e promuovendo una cultura della collaborazione.

Il processo di budgeting Bottom-up favorisce relazioni più solide tra i reparti, rafforzando il loro ruolo di partner commerciali efficaci. Inoltre, apre la strada a una migliore agilità, consentendo rapidi adeguamenti a livello di reparto senza interrompere l'intero budget, un aspetto critico nell'ambiente aziendale in rapida evoluzione di oggi.

Infine, i moderni team FP&A che sfruttano tecnologie avanzate di budgeting possono gestire il processo di budgeting Bottom-up in modo più efficiente, con aggiornamenti in tempo reale, una migliore visibilità e una comunicazione semplificata. Questo approccio non solo potenzia i team FP&A, ma li posiziona anche come attori chiave nella strategia di pianificazione finanziaria dell'organizzazione. 

Conclusione: budget Bottom-up efficace con Prophix 

In conclusione, un budget Bottom-up efficace, se ben gestito, può essere un punto di svolta per i team FP&A. Nonostante le sue sfide, Financial Performance Piattaforma di Prophix è in grado di rendere il processo fluido ed efficiente. Dalle previsioni dettagliate alla promozione della collaborazione interdipartimentale, Bottom-up la definizione del budget con Prophix è la chiave per la pianificazione finanziaria strategica.

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