Il perché e il come dello scenario planning

Eventi imprevisti, dai disastri naturali ai cambiamenti macroeconomici, mettono a dura prova le aziende ogni anno. Le organizzazioni che non vogliono solo resistere a queste interruzioni, ma prosperare indipendentemente da ciò che il mercato offre loro, utilizzano Scenario planning. Ciò simula i potenziali impatti di varie situazioni sui loro profitti, consentendo loro di Pivot secondo necessità e prendere decisioni finanziarie migliori.

Che cos'è Scenario planning?

Scenario planning tratta di un insieme di ipotesi su quale sarà il futuro e su come l'ambiente aziendale cambierà nel tempo alla luce di tale futuro. Chiamata anche analisi what-if (anche se le due hanno alcune differenze fondamentali), Scenario planning utilizza i dati e le ipotesi attuali per considerare più risultati potenziali.

Un piano di scenario può aiutarti a esplorare diverse narrazioni per determinare come supportare al meglio le operazioni aziendali future. Valutando il modo in cui le varie variabili interagiranno in condizioni distinte, è possibile identificare quale variabile avrà il maggiore impatto sull'azienda. Queste variabili possono includere il prezzo dei prodotti, le spese operative, le fluttuazioni del mercato e altro ancora.

Tutti i settori, pubblici, privati, no-profit e governativi, applicano Scenario planning come parte della pianificazione e dell'analisi finanziaria. I dirigenti della C-suite, i responsabili finanziari senior e gli analisti finanziari sono in genere le persone che guidano gli sforzi Scenario planning nella loro organizzazione.

Come si usa Scenario planning?

Scenario planning viene utilizzato per formalizzare le variabili che possono influenzare i profitti dell'azienda in scenari, essenzialmente simulazioni di eventi potenziali. Le organizzazioni utilizzano Scenario planning come parte delle loro previsioni, per testare la rigidità dei loro processi, tenere conto di eventi che potrebbero avere gravi ripercussioni sul business e, in generale, diventare più resilienti.

Ad esempio, un'organizzazione potrebbe utilizzare Scenario planning per valutare l'impatto di una pandemia mondiale che costringe i dipendenti a rimanere a casa. Potrebbe quindi sviluppare processi che aiuterebbero a superare questa situazione.

4 vantaggi della Scenario planning

1. Evidenzia gli impatti di potenziali eventi

Il vantaggio principale di Scenario planning è una migliore comprensione di come i diversi eventi, da quelli benigni a quelli disastrosi, possono influenzare l'azienda. Senza Scenario planning, ogni team può avere le proprie interpretazioni disgiunte di questi eventi, ma centralizzare tali informazioni in un piano è fondamentale.

2. Consente ai team di preparare piani di risposta

Scenario planning non serve solo a valutare l'impatto di eventi imprevisti, ma anche a prepararsi. Una volta che sai come possono influenzare la tua organizzazione, puoi trovare modi per mitigare il peggio o persino trovare modi per prosperare.

3. Cattura le conoscenze di vari esperti

Il processo di Scenario planning riunisce esperti provenienti da tutti gli angoli dell'organizzazione. Questo dà loro la possibilità di condividere conoscenze che altrimenti non potrebbero essere emerse. Il risultato? Un trasferimento di conoscenze a vantaggio dell'intera organizzazione.

4. Crea la documentazione

Dopo aver pianificato uno scenario specifico, i team ricevono la documentazione che può fungere da punto di riferimento nel caso in cui si verifichi tale scenario o uno simile. Ciò significa che i team possono essere più indipendenti e utilizzare Dati per guidare il processo decisionale.

3 vantaggi di Scenario planning

1. Copre gli impatti di molteplici fattori

A differenza di altri metodi di previsione, come l'analisi di sensibilità, la pianificazione degli scenari consente di testare più fattori contemporaneamente. In questo modo si crea un'analisi robusta con più dipendenze, che riflette la realtà in modo più accurato rispetto ad altri metodi.

2. È un ottimo modo per pianificare il futuro

Troppe organizzazioni si concentrano sull'ottimizzazione dei processi per il presente, trascurando i potenziali danni che il futuro può causare. Scenario planning, pur essendo un processo complesso, è fondamentale per costruire un business resiliente e in grado di crescere nonostante ogni evenienza. Pianificare il futuro può sembrare scoraggiante, ma Scenario planning porta chiarezza.

3. Formalizza i processi informali

Ogni team ha un modo di pensare al futuro, sia che si tratti del modo in cui costruiscono i propri processi o di rare sessioni di brainstorming "what-if". Tuttavia, questi processi informali raramente si traducono in consapevolezza a livello di organizzazione senza Scenario planningformale.

3 svantaggi di Scenario planning

1. La portata è enorme

Sebbene Scenario planning sia senza dubbio un aspetto cruciale della previsione, può creare un'enorme quantità di lavoro tecnico, soprattutto se l'ambito non è limitato. Dopotutto, non c'è limite al numero e al tipo di fattori che possono contribuire a uno scenario. Assicurati di avere le risorse per farlo, soprattutto se non stai utilizzando strumenti dedicati.

2. I fattori importanti possono cambiare

A volte, tra le fasi iniziali del processo di Scenario planning e il report risultante, i fattori che stai analizzando potrebbero cambiare completamente. Questo è il motivo per cui Scenario planning deve essere trattato come un processo continuo piuttosto che come un progetto una tantum.

3. È incredibilmente difficile (senza il software giusto)

Non è solo la portata di Scenario planning che può diventare enorme; Anche il lavoro manuale può crescere con esso. Molte organizzazioni utilizzano ancora fogli di calcolo per Scenario planning, il che pone l'onere sulle persone di gestire dipendenze e scenari complessi. Un software dedicato Scenario planning può aiutare ad alleggerire il carico.

Per cosa Scenario planning è più adatto?

Scenario planning è più adatto per prevedere l'impatto di cambiamenti o interruzioni su larga scala. Esempi di cambiamenti importanti includono crisi finanziarie, interruzioni del lavoro, disordini sociali o attività criminali. Al contrario, Scenario planning può anche aiutarti a gestire meglio un successo inaspettato, come una crescita esplosiva o un improvviso aumento della domanda per i tuoi prodotti e servizi.

Le aziende hanno bisogno di un piano di scenario durante una recessione economica, quando non è chiaro come si svilupperà la volatilità del mercato. Durante le grandi interruzioni, ciò che ha funzionato prima semplicemente non è più sufficiente. Le tendenze storiche non sono più buoni indicatori di Performancefuture. Scenario planning non deve essere confusa con l'analisi di sensibilità. L'analisi di sensitività è solo Conti per le variazioni di una singola variabile, mantenendo costanti tutte le altre. Per prevedere al meglio l' Performance di più variabili, è necessario utilizzare Scenario planning per catturarne l'impatto.

Strumenti per Scenario planning

Per Scenario planningefficaci, è necessario identificare i dati e le ipotesi pertinenti. Ad esempio, è possibile prendere in considerazione Dati a livello aziendale, informazioni di mercato ed eventi storici. Raccogliere dati a livello aziendale dai tuoi sistemi ERP, CRM e HR può aiutarti a vedere il quadro più ampio. Tenere traccia dei nuovi concorrenti o delle innovazioni sul mercato ti aiuterà anche a prepararti meglio.

Tieni a mente tutti gli eventi storici che hanno portato a grandi cambiamenti nel tuo settore. Se è possibile formalizzare la relazione tra i diversi elementi di Dati, è possibile creare un modello quantitativo. Una sfida chiave per Scenario planning risiede nell'eccessiva dipendenza dai fogli di calcolo manuali. I fogli di calcolo possono avere Dati mancanti, formule incoerenti e collegamenti interrotti.

Tutte queste cose possono rendere il processo di Scenario planning ingombrante e difficile da eseguire. Molte organizzazioni avranno bisogno di consolidare i dati dai sistemi Diverso. Cercare di combinare i dati dei tuoi sistemi ERP, CRM e HR in un piano di scenario coeso può essere un'impresa. Con così tanti sistemi, gli analisti finanziari potrebbero avere difficoltà a trovare dati rilevanti in modo tempestivo.

Le aziende che prendono sul serio Scenario planning avranno bisogno di uno strumento dedicato. È essenziale investire in uno strumento che sia stato creato pensando alla Scenario planning e all'analisi. Invece dei tradizionali sistemi basati su fogli di calcolo, le aziende innovative utilizzano Financial Performance Management software per creare piani di scenario. Financial Performance Management software (FPM) consente ai responsabili finanziari di creare facilmente piani di scenario basati su dati effettivi, di budget e previsionali esistenti senza i problemi di enormi fogli di calcolo.

Utilizzando il software FPM, i team finanziari possono accedere ai dati pertinenti in qualsiasi momento e gestire facilmente le risorse per migliorare il processo decisionale in base alle opportunità e ai rischi.

Come creare un piano di scenari con Prophix

Sfruttando Financial Performance Management software, è possibile creare rapidamente piani di scenario solidi e completi, senza montagne di lavoro manuale. Con la piattaforma Financial Performance di Prophix, puoi fare Scenario planning con iperprecisione, ultra-adattabilità e prestazioni straordinarie. 

Puoi saperne di più nella nostra guida completa per Scenario planning, ma ecco i passaggi essenziali.

Passaggio 1: Raccogliere i requisiti del modello e i dati

Prophix riduce al minimo il tempo e l'impegno necessari per Scenario planning. I fogli di calcolo, che sono ancora lo strumento Scenario planning preferito da molte organizzazioni, possono essere un rischio di errore e creare più lavoro di quanto ne risparmino. Al contrario, il software FPM sincronizza Dati dai tuoi sistemi ERP, CRM e HR per assicurarti di lavorare con Dati validi. Attraverso le integrazioni di Dati, è possibile organizzare facilmente le informazioni provenienti da vari sistemi.

Passaggio 2: Determinare il numero di scenari necessari

Sebbene si sia tentati di delineare e testare il maggior numero possibile di scenari, il lavoro richiesto può renderlo rapidamente irrealizzabile. Troppi piani creano confusione e vincolano risorse cruciali che potrebbero essere dedicate a progetti mission-critical. È qui che entra in gioco il processo Infoflex di Prophix.

Infloflex trasforma dinamicamente le informazioni utilizzando Dati esistenti o input definiti dall'utente. Può allocare Dati o aumentare Dati di una determinata percentuale. Questo processo è più adatto per questi tre scenari:

• Caso migliore: In base all'aumento delle vendite o a un picco della domanda. Ciò potrebbe essere dovuto a improvvisi cambiamenti del mercato o all'introduzione di nuove linee di ricavo. Sebbene questo sia un caso d'uso positivo, il caso migliore può comunque causare tensione. Potresti aver bisogno di risorse aggiuntive o Numero di funzionari. È possibile indirizzare Conti a entrate specifiche per aumentare con il processo Infoflex.
  
• Caso base: Deduce le tendenze delle vendite in base ai valori effettivi dei periodi precedenti. Il processo Infoflex di Prophix è in grado di leggere i valori effettivi esistenti per estrapolarli. Può precompilare i periodi futuri con i dati di proiezione come base per il caso di base. Questo scenario può evidenziare cosa è possibile fare per modificare o mantenere la traiettoria corrente.
  
• Caso peggiore: Presuppone che i ricavi o i costi stiano mettendo a dura prova la continuità aziendale. Questa opzione di pianificazione comporta spesso cambiamenti drastici nelle spese fisse e variabili. È possibile utilizzare Infoflex per indirizzare Conti specifici per aumentare o diminuire. Prendi in considerazione la possibilità di ridurre le entrate Conti per allinearti agli eventi attuali e aumentare le spese.

A seconda delle condizioni di mercato, potresti voler concentrarti su scenari negativi o positivi. È possibile sfruttare i modelli FPM reattivi per creare piani aziendali che imitano le condizioni macroeconomiche anche se stanno cambiando.

Passaggio 3: Distribuisci il tuo piano di scenario

Affinché Scenario planning sia rilevante, l'Ufficio del CFO deve condividerlo con la leadership. Con Prophix, i tuoi piani possono essere condivisi tramite Report Binders, consentendoti di raggruppare le esportazioni correlate e inviarle alla C-suite.

È inoltre possibile utilizzare i dashboard per condividere una panoramica di più piani di scenario e delle variabili associate. Prophix è in grado di raccogliere le metriche chiave dalle varie fonti Dati e creare dashboard diverse per ogni team, assicurando che i Dati giusti vengano mostrati alle persone giuste.

Con Prophix, puoi condividere facilmente il tuo piano di scenari in modo dinamico invece di fare affidamento sulle esportazioni monouso.

Scenario planning è un esercizio efficace per rivalutare la salute finanziaria della tua organizzazione sia in tempi prosperi che difficili. Con il giusto software Financial Performance Management , i team finanziari possono identificare rapidamente i fattori chiave, i dati e le ipotesi necessarie per pianificare un futuro migliore. La piattaforma di Performance finanziaria di Prophix consente ai team finanziari di pianificare gli scenari con facilità. Grazie a queste informazioni, i responsabili finanziari possono prendere decisioni aziendali migliori e migliorare la resilienza aziendale, indipendentemente da ciò che riserva il futuro.