6 segnali che indicano che hai bisogno di un software di budgeting

I fogli di calcolo sono ancora la spina dorsale del processo di budgeting per molte organizzazioni. E sebbene abbiano alcuni ovvi vantaggi - sono ovunque e relativamente facili da usare - non dovrebbero essere considerati il software di budgeting per le aziende. Se non stai già utilizzando un software di budgeting, probabilmente ti sei imbattuto in alcuni problemi seri che segnalano la tua necessità di averne uno.

Ma se hai bisogno di aiuto per leggere i cartelli, abbiamo quello che fa per te.

Che cos'è il software di budgeting aziendale?

In poche parole, il software di budgeting aziendale è qualsiasi software di budgeting progettato specificamente per le aziende. Queste piattaforme possono assumere molte forme, con un'ampia gamma di funzionalità, ma l'attenzione al budget dovrebbe essere al centro.

Ad esempio, mentre molte organizzazioni possono iniziare a utilizzare opzioni gratuite o a basso costo come Quickbooks e Freshbooks, raramente si adattano alla tua organizzazione. Presto, ti ritroverai a passare più tempo a risolvere i problemi che creano che il tempo che hai risparmiato adottandoli in primo luogo.

I 6 segnali che la tua azienda ha bisogno di un software per la definizione del budget

1. Il budget richiede mesi

In molte organizzazioni, la definizione del budget annuale può richiedere da 25 giorni a quasi due mesi. Se questa tempistica ti sembra breve, è un forte segnale che il tuo attuale software di budgeting per le aziende non è all'altezza.

La definizione del budget è un processo che richiede tempo e risorse, anche per le PMI con strutture organizzative semplici. Aggiungi Filiali, gruppi e LLC e il consolidamento di tutte le informazioni di cui hai bisogno può richiedere settimane. In queste circostanze, la finalizzazione del budget può facilmente estendersi a un intero trimestre, il che rende difficile adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Per lo meno, il tuo software di budgeting non dovrebbe rendere più lungo il concludere il tuo budget annuale. Ma al di là di questo, dovrebbe farti uscire da un rigido e fisso processo di budgeting annuale. L'utilizzo di una piattaforma di Performance finanziaria come Prophix può darti un flusso costante di dati finanziari, essenziali per preparare i budget più rapidamente e adattarli secondo necessità.

2. Il tuo budget non è flessibile

Se lavori nel settore finanziario, probabilmente hai familiarità con il seguente scenario:

Hai appena finito di preparare il budget annuale della tua azienda quando qualcosa di significativo cambia e devi apportare delle revisioni. Se utilizzi i fogli di calcolo come strumento di budgeting, effettuare queste revisioni può essere un processo manuale e dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori di Data entry , formule non funzionanti e altri problemi.

Le aziende che hanno adottato un software di budgeting per le aziende, come il softwareFinancial Performance Management (FPM), possono reagire ai cambiamenti all'interno e all'esterno dell'azienda, come le fluttuazioni dei Cash flow, le variazioni dei prezzi, le modifiche alla linea di prodotti, le allocazioni di capitale mutevoli e i cambiamenti organizzativi.

La creazione di processi di budgeting agili riduce i costi e il tempo spesi per l'analisi, aumentando al contempo la qualità del processo decisionale.

Financial Performance Management software (FPM) può anche essere indicato come softwareCorporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A) o Enterprise Performance Management (EPM).

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Una delle maggiori cause dei budget rigidi? Dati obsoleti o non disponibili. Man mano che la tua azienda cresce, la sfida di consolidare tutti i dati di cui hai bisogno per il budget aumenta in modo esponenziale. Devono essere messi in atto nuovi processi, devono essere prese in considerazione nuove fonti di dati e devono essere risolte nuove complicazioni, come le conversioni di valuta estera. Il software di budgeting aziendale preferito dovrebbe essere in grado di creare budget flessibili.

3. Troppi reparti sono fuori budget

È fin troppo comune che la definizione del budget avvenga in un silo, soprattutto se si utilizzano principalmente metodi manuali per raccogliere ed elaborare i dati. Quando le informazioni fluiscono solo in una direzione, dalle persone per le quali si sta pianificando il budget a quelle che si occupano del budget, è particolarmente difficile stabilire un budget realistico.

Il risultato? Reparti che continuano a sforare il budget.

Sebbene sia possibile mettere in atto controlli più severi per evitare che ciò accada, questi modelli sono più un segnale di budget irrealistici che altro. E se il processo di definizione del budget non tiene conto di alcuna flessibilità dopo che il budget stesso è stato completato, i team si trovano di fronte a una scelta difficile: non riuscire a consegnare i progetti essenziali o sforare il budget.

Di solito scelgono quest'ultimo.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Molti esempi di software di budgeting dedicato per le aziende sono costruiti con Data integration come caratteristica principale, ovvero la possibilità di estrarre informazioni da più fonti e centralizzarle in una piattaforma in cui i budget possono essere creati in modo efficace. Questo è essenziale per evitare che i budget vengano costruiti in modo isolato. Esamina ciò che è disponibile con la tua soluzione attuale e rendilo un componente chiave nella selezione di qualsiasi software di budgeting. Ad esempio, Prophix non solo consente all'Ufficio del CFO di estrarre Dati dai propri fogli di calcolo, ma si integra anche in modo nativo con i sistemi ERP, CRM e HRIS.

4. La tua attività ha registrato una crescita significativa

I periodi di crescita significativa e altri cambiamenti sono estremamente positivi per la tua azienda, ma possono causare enormi grattacapi a processi sempreverdi come la definizione del budget.

Forse la tua organizzazione si è fusa con un'altra o hai aperto una nuova filiale. O forse hai appena visto un enorme aumento della tua base di clienti e delle tue entrate. In entrambi i casi, all'improvviso si hanno molti più dati finanziari con cui lavorare e considerazioni finanziarie completamente nuove che rendono il budget molto più complesso.

Questi periodi di transizione possono spesso far emergere problemi con il tuo attuale software di budget o suonare l'allarme quando non hai affatto un software dedicato.

Tieni presente che cambiamenti improvvisi come questi non sono gli unici segnali a cui prestare attenzione. Ogni nuovo cliente, transazione o dipendente aggiuntivo si aggiunge alla quantità di dati finanziari che devi raccogliere, analizzare e tradurre in decisioni aziendali. Anche una crescita lenta e costante può diventare ingestibile quando non si hanno gli strumenti giusti.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Se stai attualmente utilizzando un software di budgeting aziendale, assicurati di tenere sotto controllo la sua efficacia nelle diverse fasi della crescita della tua organizzazione. Saprai di aver bisogno di una soluzione migliore se le lamentele su processi inefficienti e budget rigidi aumentano man mano che la tua azienda cresce.

Se sei ancora alla ricerca di software per la definizione del budget per la tua azienda, prova ad anticipare come cambieranno le tue esigenze man mano che l'azienda cresce. Questo ti impedirà di investire in una piattaforma che non scala con te.

5. La tua redditività sta subendo un calo

È fin troppo comune che i team al di fuori dell'Ufficio del CFO esultino mentre guardano i ricavi aumentare senza considerare la salute finanziaria più ampia dell'organizzazione. Ma come leader finanziario, sai che se ogni dollaro di entrate arriva con due dollari di spese, non stai davvero crescendo.

Senza gli strumenti adeguati per la definizione del budget, è fin troppo comune per le organizzazioni creare budget irrealistici, spesso a causa di Dati poco brillanti. A volte, questo porta i reparti a sforare il budget. Ma ci sono situazioni in cui l'intera organizzazione può subire un colpo nella sua redditività.

Quando aggiungi un solido software di budgeting aziendale al tuo stack di strumenti, puoi generare rapidamente i risultati di cui hai bisogno per mantenere redditizia la tua organizzazione o, per lo meno, Report eventuali cali di redditività che potrebbero verificarsi.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

I migliori esempi di software di budgeting aziendale danno all'Ufficio del CFO la possibilità di creare dashboard per gli utenti aziendali in modo che tutti possano essere più consapevoli di ciò che serve per mantenere l'organizzazione il più redditizia possibile senza sacrificare i progetti essenziali.

6. Raddoppi spesso il lavoro

Senza un software di budgeting aziendale, la definizione del budget annuale e processi simili spesso coinvolgeranno team decentralizzati e frammentati, ognuno dei quali si affanna a raccogliere dati e prevedere le esigenze per parti dell'organizzazione. A meno che questi team non siano in costante comunicazione o non utilizzino strumenti intrinsecamente collaborativi, è probabile che raddoppino il lavoro.

Ciò include l'esportazione dello stesso report più volte con lievi variazioni, la ricerca di dati che sono già stati raccolti da un altro team o persino il lavoro sui budget per gli stessi reparti.

Ciò si traduce in ore sprecate, l'intero processo richiede molto più tempo per essere chiuso e frustrazione mentre i team cercano di consolidare informazioni contrastanti. Quando centralizzi i tuoi processi di budgeting in un'unica Piattaforma, tutti i tuoi team sanno esattamente chi sta lavorando su cosa.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Non tutti i software di budgeting aziendale sono uguali e dovresti cercare piattaforme create per processi collaborativi da zero. I fogli di calcolo, ad esempio, non sono particolarmente collaborativi, ma non lo sono nemmeno alcune delle scelte di software di budget più popolari. Questo è un argomento che dovresti provare a trattare in tutte le chiamate di vendita per una soluzione che stai cercando di acquisire o testare se è disponibile un periodo di prova gratuito.

Come All-Star Directories ha risparmiato 6 giorni con il software di budgeting aziendale

Quando Michelle Ferris di All-Star Directories ha preso in considerazione per la prima volta l'adozione di un software di budgeting per le aziende, lei e il suo team trascorrevano giorni, se non settimane, a preparare il loro budget annuale. Il suo team ha dovuto dedicare tutto il suo tempo alla compilazione e all'analisi di Dati. Michelle sapeva che c'era un modo migliore per affrontare la stagione del budget, consentendo al suo team di concentrarsi su cose più importanti, come uscire dall'ufficio a un'ora decente e trascorrere del tempo con la famiglia.

Frustrata e pronta a cambiare, Michelle e il suo team hanno iniziato a considerare i pro e i contro dell'adozione di una soluzione di budgeting. Michelle voleva dare al suo team la libertà di concentrarsi su ciò che conta davvero, sia al lavoro che al di fuori di esso.

Dopo aver implementato il software Financial Performance Management (FPM) come soluzione ai loro problemi di budgeting, All-Star Directories ha risparmiato 6 giorni interi di lavoro sui loro processi di budgeting. Il team di Michelle può completare il proprio budget in poche ore, liberandosi per condurre analisi strategiche.

Ora, Michelle e il suo team stanno godendo di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata invece di stressarsi per la stagione del budget. Sono fiduciosi che i loro budget siano accurati, aggiornati e automatizzati, consentendo al team di affrontare progetti più strategici dopo alcuni meritati tempi di inattività.

Vuoi saperne di più sul successo di Michelle con il software di budgeting per le aziende? Leggi il case study di All-Directories qui.

Scegli il software di budgeting giusto per la tua azienda

Abbandonare i fogli di calcolo e salire a bordo con un software di budgeting per le aziende è una mossa intelligente. Tuttavia, individuare i segnali che indicano la necessità di un software di budgeting è metà della battaglia.

Prendi esempio da All-Star Directories: il software di budgeting può far risparmiare tempo ed è rispettoso delle risorse. Stai scegliendo quello giusto per la tua attività? Questo è essenziale.

Vuoi esplorare ulteriormente il software di budgeting per la tua azienda? Dai un'occhiata ai 21 migliori software di budget aziendale per CFO.