Budgeting e pianificazione 2.0: come mantenere agile la tua organizzazione

È tempo di ripensare il modo in cui si pianifica il budget. Troppe organizzazioni si affidano a un processo di budgeting e pianificazione che vive quasi interamente in fogli di calcolo e dipende da ore di lavoro manuale, un processo in uso da decenni. Anche se c'è un certo valore nell'attenersi a un processo con quel tipo di longevità, non è il metodo migliore per le organizzazioni che devono adattarsi a mercati in evoluzione, il che vale per tutti.

Quindi, come si fa a garantire che i processi di budgeting e pianificazione siano pronti per il successo?

Lo stato del budgeting e della pianificazione

I processi tradizionali di budgeting e pianificazione di solito assumono una delle due forme seguenti.

Il primo è la costruzioneBottom-up , che inizia con ogni reparto che cerca di capire quali saranno le spese previste per l'anno. Se si esegue questa operazione manualmente, il risultato finale è un enorme Foglio di calcolo che copre i budget per l'intera organizzazione.

Il secondo è l'approccio dei modelli , in cui ogni reparto inizia con un Template in base alle spese dell'anno precedente, apportando un aggiustamento percentuale in base alle previsioni o agli obiettivi organizzativi. Ciò può portare a un aumento o a una diminuzione complessiva dei budget.

Entrambi gli approcci esistono da decenni ed entrambi hanno i loro vantaggi e svantaggi.

Le sfide del budget Bottom-up manuale e basato su fogli di calcolo

Quando si utilizzano processi manuali e fogli di calcolo, il risultato della creazione Bottom-up è una cartella di lavoro gigante che copre ogni possibile considerazione di budget nell'intera organizzazione su migliaia di celle. Questi file sono troppo spesso di proprietà di una sola persona all'interno dell'Ufficio del CFO, il che può creare un serio collo di bottiglia all'inizio dell'Anno fiscale.

Ecco alcuni dei problemi che le organizzazioni incontrano spesso con la definizione manuale del budgetBottom-up basata su fogli di calcolo:

• Troppe ipotesi. Quell'enorme foglio di calcolo Excel che ti ritrovi è pieno di supposizioni da parte di ogni collaboratore, rendendo difficile sapere cosa sono o come sono nate.
• Troppa fatica. L'utilizzo di fogli di calcolo per creare budget enormi richiede tempo. Molto. La quantità di tempo e di sforzi può essere ridotta attraverso l'automazione e il miglioramento dei processi.
• Troppo rischioso. Affidarsi a pochi esperti per gestire il proprio budget non crea solo colli di bottiglia; crea seri rischi. Questi fogli di calcolo sono spesso pieni di formule, che possono essere interrotte da un singolo errore. Con il numero di persone che aggiungono Dati al tuo Fogli di calcolo, ci sono troppe possibilità che quelle formule si rompano, o che vengano commessi altri errori critici.

Sebbene Bottom-up il budget in un Foglio di calcolo sembri logico e semplice, crea un processo lento e ingombrante che si traduce in budget eccessivamente complessi.

Le sfide del budget basato su modelli

A prima vista, il budget basato su modelli sembra la soluzione ideale per superare le sfide del budget Bottom-up . Invece di fare affidamento su più ipotesi sconosciute, i reparti adeguano il proprio budget in base ai budget precedenti, alla Performancecomplessiva dell'organizzazione e a fattori simili. E dal momento che stanno usando un Template, ci vuole molto meno sforzo rispetto ad altri metodi. Ma i modelli non sono una soluzione perfetta e comportano una serie di sfide.

• Un'unica grande ipotesi. Invece di ipotesi sconosciute da parte di ogni reparto, il budget basato su modelli si basa su un unico presupposto: che un prossimo anno finanziario sarà simile all'anno precedente, più o meno alcuni punti percentuali. Anche se questo può essere vero alcuni anni, può renderti meno preparato per determinati scenari.
• Ancora uno sforzo elevato. Anche quando il budget basato su modelli dovrebbe ridurre lo sforzo necessario per la definizione del budget e la pianificazione, è ancora uno dei metodi più laboriosi in circolazione.
• A rischio di errore. I modelli di Excel si basano su un sacco di formattazione condizionale, formule e funzionalità simili dietro le quinte che si rompono facilmente se non sei un professionista di Excel.

I modelli sono un approccio migliorato al budget e alla pianificazione in molti modi, ma non sono ancora la strada migliore da percorrere. C'è ancora un aspetto dispendioso in termini di tempo e risorse e crea budget rigidi che non rispondono alle condizioni del mondo reale.

Quindi, cosa dovrebbe fare invece la tua organizzazione?

Perché le aziende dovrebbero puntare all'agilità nella definizione del budget e nella pianificazione

Le aziende agili possono prendere decisioni rapidamente quando rispondono a improvvisi cambiamenti interni o esterni, assicurandosi di rimanere sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi. Con Agilità nasce la mentalità che adeguare tutto, dai budget alle previsioni e alle strategie, è essenziale per la crescita del business. Le organizzazioni che vogliono rendere l'agilità parte della loro cultura dovrebbero prendere in considerazione i seguenti parametri di riferimento, come delineato nel How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap di Prophix Report:

• Velocità: La tua organizzazione dovrebbe sforzarsi di impiegare non più di una settimana per prevedere guadagni e ricavi. Le previsioni dovrebbero coprire un intero anno.
• Accuratezza: L'agilità non consiste solo nel muoversi rapidamente. I budget e le previsioni dovrebbero avere un margine di errore del 5%.
• Processi flessibili di budgeting e pianificazione: I budget, le previsioni e altri piani dovrebbero essere in grado di gestire modifiche minori e queste modifiche dovrebbero essere implementate entro mezza giornata.

Poche organizzazioni possono dire di soddisfare questi parametri di riferimento. In un sondaggio condotto su 500+ professionisti senior della finanza, FSN e Prophix hanno rilevato che solo il 20% delle organizzazioni è in grado di prevedere oltre i 12 mesi e meno della metà è in grado di prevedere utili o ricavi entro un margine di errore del 5%.

Allora perché la tua organizzazione dovrebbe puntare all'agilità nei processi di budgeting e pianificazione? Non solo ti renderà più resiliente alle mutevoli condizioni di mercato, ma ti metterà davanti alla concorrenza.

Come raggiungere il budgeting e la pianificazione 2.0

Ora che hai capito perché Agilità è importante per la definizione del budget e la pianificazione, vediamo come la tua organizzazione può arrivarci.

Usa la trasformazione digitale per essere più agile

L'ufficio del CFO è troppo spesso sopraffatto da Dati a causa di fogli di calcolo scollegati tra più reparti. La trasformazione digitale, come il passaggio dai fogli di calcolo a un software di budgeting e pianificazione adeguato, è essenziale per centralizzare i dati, indipendentemente dalla loro provenienza. Utilizzando piattaforme moderne e integrate come Prophix, è possibile trattare Dati come una risorsa piuttosto che come l'onda travolgente che è ora.

Una parte fondamentale di questa trasformazione? Automazione. Immagina che gli aspetti più noiosi della pianificazione e del budget vengano gestiti automaticamente mentre ti concentri su attività di alto valore.

Passa alla pianificazione continua

Le organizzazioni che dispongono di team di Reporting e pianificazione separati all'interno dell'Ufficio del CFO spesso dispongono di processi multipli e scollegati per la definizione del budget e la pianificazione, di solito eseguiti in base a pianificazioni diverse. Attraverso la pianificazione continua, è possibile unificare questi processi in un unico Workflow, che ottimizza la spesa delle risorse garantendo al contempo che ogni team lavori con gli stessi fattori chiave per entrate e spese.

Prendersi il tempo necessario per farlo significa che i dati possono essere trasferiti da un team all'altro senza problemi, soprattutto se si utilizzano gli strumenti giusti. Ogni team fa riferimento ai budget e alle previsioni utilizzando lo stesso linguaggio e le informazioni ottenute sia dai budget che dalle previsioni diventano significativamente più utili.

Sostituisci la pianificazione incrementale con il budget a base zero

Gli approcci incrementali al budget e alla pianificazione fanno una grande ipotesi errata: "se era vero l'anno scorso, sarà vero quest'anno". È qui che entra in gioco il budget a base zero . A differenza del budget e della pianificazione basati su Bottom-up e modelli, il budget a base zero elimina le ipotesi. Incoraggia i dipartimenti a trattare ogni anno finanziario come una tabula rasa e, in ultima analisi, crea una migliore rappresentazione di quelle che saranno le loro esigenze di budget.

Il budget a base zero è più agile, aiuta a gestire i dati in modo più efficace e supporta la ridefinizione delle previsioni, una parte essenziale della creazione di processi agili di budgeting e pianificazione.

Rendere l'Agilità una priorità nella definizione del budget e nella pianificazione

Budgeting e pianificazione 2.0 è tutta una questione di promozione dell'Agilità. Attraverso la trasformazione digitale, la pianificazione continua, il budget a base zero e altri metodi, l'Ufficio del CFO può fornire all'organizzazione in generale una visione più accurata del futuro, contribuire a mitigare i rischi aziendali e sfruttare al meglio le nuove opportunità. Queste tecniche potrebbero essere possibili con processi di pianificazione manuale e fogli di calcolo, ma funzionano meglio quando si utilizza una piattaforma di Performance finanziaria come Prophix.

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