Top-down budgeting

Se stai cercando di cambiare il modo in cui pianifichi il budget, ci sono molti metodi diversi tra cui scegliere: Top-down, Bottom-up, operativo, basato sulle attività, statico, flessibile e altro ancora.

Ma trovare l'approccio giusto per la tua azienda dipende dai vantaggi e dai limiti di ciascuno e dalle tue esigenze aziendali. Oggi esploreremo Top-down budgeting, tra cui:

Che cos'è Top-down budgeting?

Top-down budgeting è la pratica di far preparare un budget per l'organizzazione, in base agli obiettivi aziendali e agli obiettivi per l'anno successivo e oltre.

Questo metodo di budgeting adotta un approccio di alto livello che inizia con i "vertici" dell'organizzazione, ad esempio la leadership senior.

Durante Top-down budgeting, i dirigenti valutano l'effetto delle Performance passate e delle condizioni di mercato sull'azienda, nonché la redditività e i costi del personale. Gli obiettivi delle aziende sono solitamente classificati in base a tre aree chiave: vendite, spese e profitti.

Top-down budget vs. budget Bottom-up

A differenza del budgetBottom-up , Top-down budget iniziano con la leadership senior (cioè la "parte superiore" dell'azienda), piuttosto che con i singoli reparti (cioè la "parte inferiore" dell'azienda).

Invece di fare in modo che ogni team metta insieme una richiesta di risorse, il team di leadership assegna i fondi disponibili a ciascun reparto. Ogni team utilizza quindi tale assegnazione per creare il proprio budget.

Sia i budget Top-down che quelli Bottom-up valutano l'impatto delle Performance passate e delle attuali condizioni di mercato. La differenza sta nel fatto che chi sta identificando l'impatto di queste tendenze differisce in ogni approccio. I fattori esterni e interni sono identificati dalla leadership nella definizione del budget Top-down e dai reparti nella definizione Bottom-up budget.

Top-down budget vs. budget operativo

Un budget operativo stima le entrate e le spese di un'azienda nel tempo. I budget operativi forniscono una panoramica di alto livello dei Performance aziendali e un modo per monitorare i ricavi, i costi variabili, i costi fissi, le spese non monetarie e le spese non operative. I budget operativi vengono spesso aggiornati mensilmente o trimestralmente.

I budget operativi utilizzano tradizionalmente un metodo Top-down . Ciò significa che si concentra principalmente sulle entrate e sulle spese, con un contributo di alto livello da parte della leadership che modella il budget complessivo. Pertanto, l'approccio Top-down nella definizione del bilancio non deve essere confuso con un bilancio operativo; Invece, è un metodo utilizzato nella formazione di tali budget.

Come funziona Top-down budgeting?

Diamo un'occhiata a come funziona il budget Top-down all'interno di un'organizzazione.

Stanziamenti di budget per i dipartimenti

Per avviare il processo di Top-down budgeting, la leadership senior si riunisce per discutere e identificare gli obiettivi aziendali per l'anno a venire, con particolare attenzione alle vendite, alle spese e ai profitti.

Quindi, in base alle Performance passate, nonché alle tendenze future previste e alle condizioni di mercato, il team di leadership assegna un budget a ciascun reparto.

Le allocazioni dipartimentali possono essere basate sul contributo del team all'organizzazione nell'anno precedente, nonché sui contributi previsti. Questo approccio completo garantisce che i budget dei reparti siano in linea con le aspettative passate e future, ottimizzando l'allocazione Performance delle risorse in tutta l'organizzazione.

Budget a livello di reparto

Dopo che le allocazioni di budget sono state condivise con ciascun team, i reparti sono responsabili della creazione del proprio budget. Ogni reparto deve considerare i propri obiettivi e il modo in cui si allineano con gli obiettivi aziendali identificati dalla leadership e allocare le proprie risorse di conseguenza.

Nel processo di Top-down budgeting, i reparti generalmente operano in modo indipendente per creare i propri budget. Ciò garantisce che ogni reparto sia concentrato sul raggiungimento dei propri obiettivi individuali, contribuendo al contempo al successo organizzativo complessivo.

Allineamento dei budget a livello di reparto

La fase finale del processo di definizione del budget Top-down è l'allineamento dei budget a livello di reparto. Dopo che ogni reparto ha avuto la possibilità di preparare il proprio budget, viene condiviso con il team finanziario per assicurarsi che sia in linea con la struttura del budget stabilita dalla dirigenza.

Una volta che il budget finanziario ha approvato il budget di ciascun reparto, il budget Top-down è finalizzato. Questa revisione completa garantisce l'allineamento finanziario in tutta l'organizzazione, in modo che tutti i reparti lavorino per raggiungere gli obiettivi finanziari più ampi dell'azienda. 

Quali sono i vantaggi di Top-down budgeting?

Ci sono molte ragioni per cui un'azienda potrebbe voler adottare un approccio Top-down al budget.

Top-down budget sono funzionali

Top-down budget sono in linea con gli obiettivi strategici dell'azienda. Questo allineamento non solo li rende funzionali, ma garantisce anche che servano come strumenti efficaci per la pianificazione finanziaria.

Attraverso questo approccio, la gestione puo allocare strategicamente i budget ai reparti che hanno un impatto significativo sulla crescita. Questa allocazione strategica può amplificare l'efficienza e la produttività, consolidando i vantaggi dell'approccio di budget Top-down .

Top-down budget consentono di risparmiare tempo

Poiché i budget Top-down sono preparati dalla direzione, spesso senza input da parte dei responsabili di reparto, questo puo far risparmiare una notevole quantita di tempo per i dirigenti intermedi.

Piuttosto che creare un budget da zero, i team leader possono utilizzare il budget Top-down per fissare i propri obiettivi per l'anno.

Ciò rende il processo sostanzialmente più efficiente e veloce rispetto all'approccioBottom-up , migliorando la produttività e consentendo un processo di budgeting più snello.

Top-down budget Ottimizzare budgeting

Mentre altri metodi di budgeting aziendale richiedono che ogni reparto riunisca il proprio budget per un'ulteriore revisione e consolidamento da parte del team finanziario, Top-down budgeting funziona in modo diverso. Questo approccio consente ai team leader di allocare risorse predeterminate.

Questo metodo riduce significativamente il tira e molla solitamente coinvolto nei processi di creazione e approvazione del budget. Di conseguenza, Top-down budgeting semplifica il processo, rendendolo più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo.

Quali sono gli svantaggi del budget Top-down ?

Ci sono anche limitazioni e svantaggi per Top-down budget. Vediamone alcuni.

Top-down bilanci non sono collaborativi

Top-down budgeting si basa principalmente sul contributo dei dirigenti, piuttosto che dei manager e dei singoli collaboratori. Di conseguenza, i dipartimenti possono sentirsi come se avessero poca voce in capitolo sulle risorse che sono state loro assegnate o sugli obiettivi a cui sono tenuti, il che può ridurre l'incentivo a partecipare al processo.

Top-down budget potrebbero non essere realistici

Poiché i budget Top-down sono preparati dalla leadership, possono essere rimossi dalle operazioni quotidiane dell'azienda. Può essere difficile per i responsabili di reparto implementare efficacemente un budget Top-down , soprattutto se non capiscono come sono stati determinati gli obiettivi.

Top-down bilanci sono di alto livello

Un altro aspetto negativo dei budget Top-down è che potrebbero non avere i dettagli necessari per agire sul budget. Poiché i budget Top-down sono tradizionalmente focalizzati sugli obiettivi aziendali, piuttosto che sugli obiettivi di reparto, può essere difficile tradurre questi obiettivi di alto livello in elementi attuabili per i team leader. Questa mancanza di granularità può rendere difficile per i team allineare le proprie azioni con gli obiettivi aziendali più ampi.

Un processo di budgeting Top-down in 8 fasi

Vuoi sapere cosa serve per creare un budget Top-down ? Lo abbiamo delineato in 8 passaggi:

1. Stabilisci gli obiettivi: la leadership senior stabilisce gli obiettivi generali per il prossimo periodo di budget. .
   
2. Formulazione del budget: i dirigenti o il senior management sviluppano un budget di alto livello che si allinea con gli obiettivi strategici dell'azienda.
   
3. Assegnazione ai dipartimenti: Il budget di alto livello viene suddiviso e le risorse vengono assegnate a ciascun reparto in base alle priorità e agli obiettivi dell'azienda.
   
4. Revisione del reparto: I capi reparto esaminano il budget assegnato e pianificano come utilizzare queste risorse per raggiungere gli obiettivi del loro dipartimento.
   
5. Feedback e regolazioni: I responsabili di reparto forniscono un feedback all'alta dirigenza sul budget assegnato. Se necessario, vengono apportate modifiche per allinearsi meglio con le realtà dipartimentali.
   
6. Finalizzazione: I budget rettificati vengono finalizzati e consolidati in un unico budget principale.
   
7. Approvazione: Il budget principale viene esaminato e approvato dal consiglio di amministrazione o dalla dirigenza.
   
8. Attuazione e monitoraggio: Il budget approvato viene comunicato ai dipartimenti per l'esecuzione. Durante tutto il periodo di budget, i risultati effettivi vengono confrontati con le stime di budget e vengono apportate le modifiche necessarie.

Il ruolo del budget Top-down nei moderni team FP&A

Top-down budgeting può essere incredibilmente vantaggioso per i moderni team FP&A che cercano di allineare le attività dipartimentali con obiettivi strategici più ampi, ottimizzare i processi decisionali e garantire che l'allocazione delle risorse sia in linea con gli obiettivi aziendali generali.

I moderni team FP&A possono sostenere il budget Top-down lavorando a stretto contatto con il senior management, comunicando obiettivi di alto livello ai reparti e creando cicli di feedback per garantire l'allineamento.

Questo approccio Top-down rafforza il legame tra pianificazione strategica e attività operative, valorizzando il ruolo del team FP&A come partner strategico efficace. Fornisce inoltre un livello di controllo e coerenza nella definizione del budget, consentendo una prospettiva a livello di organizzazione invece di visioni frammentate dei dipartimenti, un aspetto cruciale nell'ambiente aziendale complesso e interconnesso di oggi.

Infine, i moderni team FP&A che sfruttano tecnologie avanzate di budgeting possono gestire il processo di budgeting Top-down in modo più efficiente, con un monitoraggio in tempo reale, una migliore visibilità nell'allocazione delle risorse e una comunicazione semplificata. Questo approccio non solo potenzia i team FP&A, ma li posiziona anche come fattori chiave nella strategia di pianificazione finanziaria dell'organizzazione.

Conclusione: budget Top-down efficace con Prophix 

Top-down budgeting è un approccio strategico che allinea le attività dipartimentali con gli obiettivi aziendali generali. Si tratta di un metodo in grado di ottimizzare i processi decisionali e garantire un'allocazione efficiente delle risorse. Nonostante i suoi potenziali svantaggi, con un'implementazione efficace utilizzando una piattaforma come Prophix e abbracciando una cultura di comunicazione e feedback, può migliorare significativamente il ruolo dei team FP&A come fattori chiave nella strategia di pianificazione finanziaria di un'organizzazione.

Vuoi vedere come Top-down le misure di budget rispetto ad altri approcci? Leggi Bottom-up budgeting: tutto quello che c'è da sapere.